Sie haben keine Zeit, um die Hunderte von Expertenmeinungen darüber zu durchsuchen, wie Sie einen außer Kontrolle geratenen Posteingang einschränken können. Deshalb habe ich für Sie die Sortierung vorgenommen.

Während ich mich durch ein Dutzend dieser Strategien zur Steigerung der E-Mail-Produktivität durcharbeitete, entstand ein Thema: Halten Sie es kurz.

In diesem Sinne und ohne weitere Verzögerung hier die wichtigsten Vorschläge für Produktivitätsgurus zur Vermeidung von E-Mail-Zeitsenkungen.

Lassen Sie nicht zu, dass Ihr Posteingang Ihren Zeitplan festlegt

Ich gehöre zu den Leuten, die seinen Posteingang besuchen, bevor ich morgens Kaffee trinke oder eine Zeitung aufmache (erinnern Sie sich an die Zeitungen?). Deshalb warf mich der erste von Audrey Thomas von OrganizedAudrey.com angebotene Tipp für eine Schleife. Warten Sie eine Stunde in Ihren Arbeitstag, bevor Sie Ihre E-Mails abrufen.

Da viele von uns mit Menschen weit außerhalb unserer Zeitzone kommunizieren, wird dieser Vorschlag schwer zu befolgen sein. Der letzte von Audreys 10 Tipps ist jedoch einer, den ich (mit einer Qualifikation) nachdrücklich unterstütze: Deaktivieren Sie alle E-Mail-Benachrichtigungen. Wer ist schließlich der Chef, Sie oder Ihr Posteingang?

Die Qualifikation besteht darin, dass Sie Warnmeldungen für E-Mails einrichten möchten, die Sie von Personen erhalten, die Ihnen möglicherweise eine dringende Nachricht senden. In diesem Fall können Sie entweder eine Regel erstellen, die Sie per SMS benachrichtigt, wenn Sie E-Mails von dieser Person erhalten (ich werde das in einem zukünftigen Beitrag erläutern), oder einen Dienst wie AwayFind verwenden.

Wie Sie AwayFind verwenden können, beschrieb ich in einem Beitrag vom November 2012 mit dem Titel "So deaktivieren Sie Benachrichtigungen auf Smartphones und Tablets" (Informationen zum App finden Sie unten im Beitrag.) AwayFind kostet 5 US-Dollar pro Monat für ein E-Mail-Konto und 15 US-Dollar pro Monat für bis zu fünf Konten. Sowohl der persönliche Account als auch der Pro-Account werden 30 Tage lang kostenlos getestet.

Die Fünf-Satz-Regel spart Ihre und ihre Zeit

So wie es Menschen gibt, die den Klang ihrer eigenen Stimme lieben, glauben viele von uns, dass die Empfänger unserer Nachrichten unsere E-Mail-Prosa für faszinierend halten. Nicht so. Die Unternehmerin Stephanie Vozza bezeichnet die E-Mail-Regel mit fünf Sätzen als "Lebensretter der Produktivität".

Vozza empfiehlt, am Ende Ihrer Nachricht ein Postscript mit der Aufschrift "Um Ihre und meine Zeit zu sparen, zu beschränken, beschränke ich alle meine Antworten auf fünf oder weniger Sätze." Tatsächlich gilt die Fünf-Satz-Regel nicht nur für Antworten. Vozza zitiert den Serienunternehmer Guy Kawasaki: "Weniger als fünf Sätze sind oft abrupt und unhöflich, mehr als fünf Sätze verschwenden Zeit."

Kawasaki glaubt, dass E-Mails fünf Fragen beantworten sollten: wer Sie sind, was Sie wollen, warum Sie gefragt werden, warum der Empfänger das tun soll, was Sie möchten, und was der nächste Schritt ist. Die einzige Ausnahme von der Fünf-Satz-Regel ist, wenn Sie jemanden loben. Dann schlägt Kawasaki vor, dass Sie "so lange weiter machen, wie Sie möchten".

TLAs können RTS sein (Echtzeit-Sparer)

Eine der besten Möglichkeiten, um Ihre Nachricht in kürzerer Zeit zu vermitteln, besteht darin, sie in der Betreffzeile mit TLAs (dreibuchstabige Abkürzungen) zu kapseln. Les McKeown von Inc. "zerlegt" die E-Mail-Betreffzeile in "Schlüssel zur E-Mail-Produktivität? Bessere Betreffzeilen".

Wenn eine Antwort mit zwei oder drei Wörtern ausreicht oder einfach um den Empfang einer Nachricht zu bestätigen, können Sie auch ohne die ursprüngliche Nachricht antworten und die Betreffzeile mit "Got it; do do do (eom)" beginnen, um die Notwendigkeit des Empfängers anzuzeigen. t Nachricht öffnen. Zusätzlich zu "eom" (Ende der Nachricht) schlägt McKeown mehrere andere TLAs für Betreffzeilen vor: NRR (keine Antwort erforderlich), J / N (Ja / Nein-Frage), RB [T] (Antwort nach einem festgelegten Zeitpunkt / Datum) ), AB [T] (Aktion zu einem bestimmten Zeitpunkt / Datum) und PYR (je nach Ihrer Anfrage), was mir zu offensichtlich erscheint und vielleicht sogar ein bisschen kniffelig ist.

Feilen oder nicht Feilen?

Viele E-Mail-Produktivitätsexperten bestehen darauf, dass Sie am Ende jedes Arbeitstages sicherstellen, dass Ihr Posteingang leer ist. Ich gehe in die entgegengesetzte Richtung: Mein Posteingang ist mein durchsuchbares Nachrichtenarchiv. Ich erkenne jedoch gerne die Vorteile eines organisierten Mail-Speichersystems an.

Der Schlüssel zu einem solchen System ist das Erstellen von Ordnern, in denen Sie Nachrichten nach verschiedenen Kriterien platzieren. George Kao von Medium.com hat ein E-Mail-System mit sieben Kategorien entwickelt, von dem er behauptet, dass es alle Nachrichten aufnehmen kann, die Sie wahrscheinlich erhalten.

In Bezug auf die Produktivität ist die wichtigste von Kaos sieben Kategorien die erste: Keine Notwendigkeit zu antworten oder zu lesen, was für mich gleich "Löschen" ist. Die anderen Kategorien sind Datei weg, optionale Antwort, optionales Lesen, heute erforderliche Antwort, erforderliche Antwort später und Follow-up. Kao weist darauf hin, dass einige dieser Kategorien Unterkategorien erfordern werden.

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Wenn sieben Kategorien von E-Mails für Sie zu viele sind, empfiehlt Susan Adams von Forbes den Ansatz des dreidimensionalen E-Mail-Managements des Produktivitätsexperten Mark Hurst: irrelevant, relevant, aber nicht umsetzbar und umsetzbar.

In der ersten Kategorie befinden sich Spam- und "Reply-All" -Nachrichten, die Hurst zufolge sofort löschen soll. Post in der zweiten Kategorie sollte laut Hurst archiviert werden. Dadurch bleiben nur die Nachrichten übrig, auf die Hurst als "Arbeit" verweist, die er Ihnen empfiehlt, in einen "To-Do" -Ordner zu wechseln.

Vor Jahren erzählte mir ein erfahrener Büroleiter, dass der Schlüssel zur Verwaltung von Papierdateien darin bestand, jede Datei so oft wie nötig und vorzugsweise nur einmal zu bearbeiten. Wenn Sie Ihre E-Mails aus Ihrem Posteingang in einen Ordner verschieben, auf den Sie später zugreifen, wird der E-Mail-Verwaltung ein weiterer Schritt hinzugefügt. Wenn jedoch ein leerer Posteingang Ihr Ziel ist, ist das System von Hurst so einfach und unkompliziert, wie es nur geht.

Ein weiterer Artikel von Forbes, der in dieser Woche veröffentlicht wurde und von Cathie Ericson geschrieben wurde, bietet 5 Möglichkeiten, die Kontrolle über Ihren E-Mail-Eingang zu übernehmen. Ericson zitiert Marsha Egan von InboxDetox.com als Empfehlung, dass Sie Ihre E-Mail-Nachrichten nur dreimal am Tag abrufen: morgens nach dem Mittagessen und kurz vor dem Ende Ihres Arbeitstages. Bei Bedarf, sagt Egan, können Sie E-Mail-Prüfungen am Vormittag und am Nachmittag hinzufügen.

Egan empfiehlt auch, dass Sie Ihre Mail-App nicht öffnen, wenn Sie "auf der Flucht" sind, weil Sie warten möchten, bis Sie die Zeit haben, absichtlich zu antworten. Außerdem warnt sie davor, Ihren Posteingang kurz vor dem Zubettgehen zu lesen, da der Blick auf einen hellen Monitor dazu führen kann, dass Sie nicht schnell einschlafen.

Denken Sie nach, bevor Sie antworten, oder antworten Sie überhaupt nicht

Einige der E-Mail-Experten warnen davor, auf Nachrichten sofort zu antworten, wenn Sie dies nicht benötigen. George Kao von Medium.com weist darauf hin, dass "Distanz Perspektiven schafft".

Beachten Sie außerdem, dass E-Mails für einige Nachrichten möglicherweise nicht das effektivste Medium sind. Wenn Sie feststellen, dass Sie gegen die Fünf-Satz-Regel stoßen, ist es vielleicht an der Zeit, den Hörer abzuheben. Wenn sich die Person in der Nähe befindet, kommen Sie persönlich vorbei, um Ihre Nachricht zu übermitteln. Umgekehrt ist eine Kurzmitteilung möglicherweise am besten für kurze Notizen, die sofort gelesen oder beantwortet werden müssen.

Obwohl dies nicht direkt mit der Produktivität zusammenhängt, ist ein weiterer Tipp, der von E-Mail-Mavens wiederholt wird, den Ton Ihrer Nachricht "positiv und freundlich" zu halten. Wie bei jeder elektronischen Kommunikation fallen Ironie und andere Versuche des Humors oftmals ohne die entsprechende Stimmlage oder persönliche Gesten und Ausdrücke ab. Das ist ein weiterer Grund, um darüber nachzudenken, ob Sie das Telefon abnehmen oder vorbeischauen, um Ihre Nachricht ins Fleisch zu bringen.