Ich wette, Sie warten jetzt auf Ihre E-Mails - wahrscheinlich in verschiedenen Posteingängen.

Vorbei sind die Zeiten, in denen es nur zwei E-Mail-Konten gab: einen von Ihrem Chef für die Arbeit und einen von Ihrem ISP für alles andere. Jetzt haben Sie wahrscheinlich ein Google Mail-, Hotmail-, Yahoo- oder ein anderes kostenloses Webmail-Konto - und möglicherweise zwei, drei oder mehr solcher Adressen - zusätzlich zu oder anstelle Ihrer Arbeits- und ISP-Konten.

Sie können vermeiden, dass Sie mehrere Programme oder Browserfenster öffnen müssen, um alle Ihre Nachrichten anzuzeigen, indem Sie E-Mails zwischen Ihren aktiven Konten weiterleiten. Auf diese Weise haben Sie ein universelles Postfach, auf das Sie über eine Desktop-Mail-App wie Outlook oder Thunderbird und über ein einziges Browserfenster zugreifen können.

Ein guter Vorteil dieser Technik ist die Möglichkeit, alle Ihre E-Mails basierend auf den Stärken der einzelnen E-Mail-Systeme zu verwalten: Regeln, Sortierbarkeit und Integration von Desktop-Clients wie Outlook und Thunderbird sowie der einfache, nahezu universelle Zugriff auf Webmail. Auf diese Weise können Sie auch die E-Mails filtern, die Sie bei verschiedenen Konten erhalten. So werden weniger wichtige Nachrichten - beispielsweise der wöchentliche Nachbarschaftsnewsletter und Sonderangebote Ihrer bevorzugten Händler - automatisch von Ihrem Posteingang in Ordner verschoben, um sie zu überprüfen, wenn Sie die haben Zeit.

Es ist fast drei Jahre her, seit ich erklärt habe, wie man E-Mails von und zu Google Mail-Konten sowie Outlook und Thunderbird weiterleitet. Die Google Mail-Hilfeseite enthält aktuelle Anweisungen zum Weiterleiten von Google Mail-Nachrichten an POP- und IMAP-Konten sowie zum Importieren von E-Mails von anderen Konten in Google Mail.

Herstellen der Outlook-Hotmail-Verbindung

Um Ihr Hotmail-Konto in Outlook anzuzeigen, führen Sie den Microsoft Outlook Hotmail Connector aus, der auch Ihre Hotmail-Kontakte und Kalendereinträge zu ihren Outlook-Entsprechungen hinzufügt. Das Verknüpfen eines POP- oder IMAP-Kontos mit Hotmail ist fast genauso einfach. Wenn Sie sich bei Ihrem Hotmail-Konto angemeldet haben, navigieren Sie zur Seite Hotmail-Optionen, geben Sie die E-Mail-Adresse und das Kennwort ein und klicken Sie auf Weiter.

Hotmail versucht, sich mit dem Konto zu verbinden und seine Daten zu importieren. Sie können einen neuen Ordner für das importierte Konto erstellen oder einem vorhandenen Ordner zuweisen. Sie können auch eines von sieben farbcodierten Symbolen für den Ordner auswählen.

Eingehende E-Mails automatisch über Regeln und Filter priorisieren

Mit allen wichtigen E-Mail-Systemen können Sie Ihre E-Mails bearbeiten, bevor diese in Ihr Postfach gelangen. In Outlook geschieht dies durch das Erstellen von Regeln, die die Nachrichten automatisch an den Ordner Ihrer Wahl weiterleiten, einschließlich des Ordners "Gelöschte Objekte". Klicken Sie in Outlook 2003 mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, die Sie filtern möchten, und wählen Sie Regel erstellen aus, um das Dialogfeld Regel erstellen zu öffnen. Treffen Sie Ihre Auswahl und klicken Sie auf OK oder wählen Sie Erweiterte Optionen, um den Regelassistenten zu öffnen.

Leiten Sie in Outlook 2007 und 2010 weniger wichtige E-Mails um, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht klicken, Regeln auswählen und eine der vier Optionen auswählen: Nachrichten immer verschieben aus, Nachrichten immer verschieben nach, Regel erstellen oder Regeln und Warnungen verwalten. Wenn Sie eine der ersten beiden Optionen auswählen, werden Sie aufgefordert, einen Ordner auszuwählen oder einen neuen Ordner zu erstellen, um die Nachrichten in oder aus dem angegebenen Konto zu speichern. Mit den beiden anderen Optionen werden das Dialogfeld Regel erstellen und das Dialogfeld Regeln und Warnungen geöffnet.

Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Outlook 2003-Regeln zur Verwaltung Ihrer E-Mails finden Sie im Artikel auf der Office-Support-Website von Microsoft. Die Site beschreibt auch den Regelerstellungsprozess für Outlook 2007 und Outlook 2010.

Empfangene Mails in Thunderbird filtern

Um einen Nachrichtenfilter in Mozillas Thunderbird-E-Mail-Client zu erstellen, klicken Sie auf Werkzeuge> Nachrichtenfilter, und wählen Sie auf der rechten Seite des Dialogfelds Filterregeln die Schaltfläche Neu aus. Geben Sie dem Filter einen Namen, wählen Sie die gewünschten Filterkriterien in den Dropdown-Menüs aus und klicken Sie auf OK.

Wählen Sie den Filter aus, den Sie gerade in der Liste der Nachrichtenfilter erstellt haben, und klicken Sie auf die Schaltfläche Jetzt ausführen unten rechts auf dem Bildschirm. Wie in Outlook und anderen Mailsystemen werden Ordner, die im linken Bereich von Thunderbird aufgelistet sind, fett dargestellt, wenn sie ungelesene Nachrichten enthalten. Um alle Nachrichten in einem Ordner als gelesen zu markieren, sodass Sie auf einen Blick auf neue Nachrichten in diesem Ordner aufmerksam gemacht werden können, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Nachricht> Markieren> Alle gelesen (oder drücken Sie Strg-Umschalttaste-C).

Ordnen Sie Ihr Google Mail-Postfach über Filter auf

Ich bin ein Fan der neuen Posteingangsfunktion "Priority" von Google Mail, die versucht, Ihre wichtigsten Nachrichten oben in Ihrem Posteingang zu platzieren. Leider ordnet das Prioritätsprogramm von Google Mail einige wichtige Nachrichten in die Liste "Alles andere" ein und fügt weniger zeitnahe E-Mails in den Prioritätsstapel ein.

Sie können den Prioritätsalgorithmus von Google Mail übersteuern, indem Sie Filter anwenden, die weniger wichtige Nachrichten in den Ordner Ihrer Wahl verschieben. Markieren Sie dazu eine der Nachrichten, die Sie filtern möchten, wählen Sie oben in der Nachrichtenliste "Weitere Aktionen" und wählen Sie "Nachrichten wie diese filtern". Das Dialogfeld "Filter erstellen" wird mit der Absenderadresse im Feld "Von" und allen anderen Nachrichten des Absenders in einer Liste unter dem Dialogfeld angezeigt.

In Google Mail können Sie den Filter verfeinern, indem Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers, den Betrefftext, den Text in der Nachricht selbst, den in der Nachricht fehlenden Text oder einen Anhang angeben. Nach der Eingabe Ihrer Filterkriterien können Sie den Filter testen oder auf Weiter klicken, um das Dialogfeld "Aktion auswählen" zu öffnen. Hier können Sie Google Mail anweisen, die Nachricht automatisch zu archivieren, ein vorhandenes oder neues Label darauf zu setzen, als gelesen zu markieren, weiterzuleiten, zu löschen, als wichtig zu markieren oder eine andere Aktion auszuführen.

Sie können den Filter auf alle Nachrichten anwenden, die die angegebenen Kriterien erfüllen, indem Sie "Filter auch auf X-Konversationen anwenden" aktivieren. Klicken Sie auf Filter erstellen, um den Filter auszuführen und eine Liste der von Ihnen erstellten Google Mail-Filter zu öffnen. Wenn Sie zum Google Mail-Posteingang zurückkehren, wird der Filter zusammen mit Ihren anderen Labels auf der linken Seite des Fensters angezeigt.

Es ist einfach, neue Zusätze zu diesen Filterkategorien zu finden, da Beschriftungen, die ungelesene Nachrichten enthalten, fett dargestellt werden. In einigen Fällen enthalten die Etiketten alte ungelesene Nachrichten, die Sie nicht lesen möchten, aber Sie möchten trotzdem einen visuellen Hinweis auf neue E-Mails in diesen gefilterten Kategorien erhalten. Um alle Nachrichten in der Kategorie als gelesen zu markieren, wählen Sie das Label im linken Bereich aus, klicken Sie auf "Weitere Aktionen" oben im Fenster und wählen Sie "Alle als gelesen markieren". (Wenn die Kategorie mehr als 50 Nachrichten enthält, müssen Sie Ältere auswählen und die Schritte für jeden nachfolgenden Bildschirm mit E-Mails ausführen.)

Filtern von Nachrichten in Yahoo Mail und Hotmail

Die Filterfunktion von Yahoo Mail ähnelt der von Google Mail: Wählen Sie eine der Nachrichten aus, die Sie filtern möchten, wählen Sie Aktionen> E-Mails filtern wie diese, und wählen Sie die Filteroptionen aus (An, Von, Text in oder aus dem Betreff oder dem Nachrichtentext usw.). Wählen Sie den Ordner aus, in den die Nachrichten umgeleitet werden sollen (oder erstellen Sie einen neuen Ordner), und klicken Sie auf Speichern. Leider wird der Filter nicht automatisch auf die aktuelle Nachricht oder ähnliche Nachrichten angewendet.

Um Ihre Yahoo Mail-Filter anzuzeigen, zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie auf Optionen> Weitere Optionen und wählen Sie im linken Bereich Filter aus. Wählen Sie den Filter im mittleren Fenster aus, um die Einstellungen im rechten Fenster anzuzeigen. Mit Schaltflächen oben im Fenster können Sie Ihre Filter hinzufügen, entfernen oder neu anordnen.

Für Hotmail müssen Sie zuerst den Ordner erstellen, in den Sie Nachrichten umleiten möchten. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und wählen Sie "Für diesen Absender". Vier weitere Optionen werden am unteren Rand des Menüs angezeigt, zwei davon sind "Alle verschieben aus" und "Alle löschen aus" (mit den anderen beiden Optionen können Sie eine Nachricht an den Absender senden oder alle Nachrichten suchen).

Wählen Sie im Dropdown-Menü den Zielordner für die Nachrichten aus, markieren Sie "Auch zukünftige Elemente verschieben" und klicken Sie auf "Alle verschieben". Wie bei anderen Mailsystemen wird der Ordnername fett angezeigt, wenn er ungelesene Nachrichten enthält. Wenn Sie alle vorhandenen Nachrichten als gelesen markieren möchten, wählen Sie den Ordner aus, aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der oberen linken Ecke, um alle Nachrichten im Ordner auszuwählen. Klicken Sie oben im Fenster auf die Option "Markieren als". und wählen Sie Lesen im Dropdown-Menü.

Jetzt werden Ihre wichtigsten Nachrichten im Posteingang des von Ihnen verwendeten E-Mail-Programms oder -Dienstes angezeigt. Sie können auf einen Blick erkennen, wann neue Nachrichten von Absendern eingegangen sind, die Sie als weniger wichtig eingestuft haben.