Fünf produktivitätssteigernde Google Drive-Tipps

Ich musste mich im letzten Monat zweimal mit Microsoft Office vertraut machen, da ein Unternehmen, mit dem ich zusammenarbeitete, eine echte Office-Datei benötigte. Beide Erfahrungen haben mich dazu bewogen, die einfachen und unkomplizierten Apps von Google Drive immer wieder zu schätzen.

Ja, es gibt Aufgaben, die das Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- und Präsentationsprogramm von Google Drive nicht oder nicht gut beherrschen. Bei 99, 9 Prozent der Dateien, an denen ich arbeite, passt Google Drive gut. Im Folgenden finden Sie fünf Möglichkeiten, um mit Google Drive Ihren Arbeitstag in wenigen Minuten zu reduzieren.

Tastenkombination öffnet eine Liste von Tastenkombinationen

Nach einigen Jahrzehnten Computerbenutzung hat meine Speicherkapazität für Tastenkombinationen möglicherweise ihre Grenzen erreicht. Es gibt jedoch keine bessere Möglichkeit, schneller zu arbeiten, als die Maus zugunsten von Tastenkombinationen für gewöhnliche Operationen zu meiden.

Google Drive bietet eine Reihe von speziellen Tastaturkürzeln, von denen die meisten von CNETs Ed Rhee in einem Post vom letzten April beschrieben wurden.

Für uns speicherintensive Typen ist die letzte Verknüpfung in der Liste die wichtigste: Geben Sie ein Fragezeichen (oder Umschalttaste + /) ein, um ein Fenster mit allen Tastenkombinationen von Google Drive zu öffnen. (Die Liste der Verknüpfungen kann auch geöffnet werden, indem Sie im Dropdown-Menü Einstellungen (Zahnradsymbol) oben rechts im Hauptfenster auf die Option "Tastenkombinationen" klicken.)

Beachten Sie, dass Ed bereits im Februar eine Liste von Google Mail-Tastenkombinationen zur Verfügung gestellt hat, auf die Sie ebenfalls vom Hauptfenster von Google Mail aus zugreifen können, indem Sie ein Fragezeichen eingeben.

E-Mail-Text wird zu einer Google Docs-Datei

In einem Post vom letzten Mai habe ich die kostenlose Gmail Attachments to Drive-Erweiterung von Josh Sullivan für Google Chrome beschrieben, die Nachrichten mit Anhängen die Option "Auf Laufwerk speichern" hinzufügt.

Leider ist es nicht möglich, die Nachricht selbst in einem bearbeitbaren Format in Google Drive zu speichern. (Sie können die Nachricht öffnen und "Datei"> "Seite speichern unter"> "Google Drive" wählen. Die resultierende HTML- oder "Webarchiv" -Datei kann jedoch nicht als Textdokument in Google Drive bearbeitet werden.)

Die kostenlose Mail2Drive-Erweiterung für Google Drive bietet Ihnen eine eindeutige E-Mail-Adresse, mit der Sie den Nachrichtentext in eine Nur-Text-Datei von Google Docs konvertieren können.

Nachdem Sie die Erweiterung installiert und sich bei Ihrem Google Drive-Konto angemeldet haben, besuchen Sie die Mail2Drive-Seite und klicken Sie auf App starten, um den Begrüßungsbildschirm des Programms zu öffnen. Wählen Sie "Klicken Sie hier, um zu beginnen", um die E-Mail-Adresse zu generieren.

Um zu vermeiden, dass die Mail2Text-Adresse jedes Mal kopiert und eingefügt werden muss, wenn ich eine Nachricht in eine Google Docs-Datei konvertieren möchte, habe ich einen Mail2Text-Kontakt in Google Mail erstellt. Dadurch kann ich die Nachricht weiterleiten und "mail2text" in das Feld "An" eingeben, um die Mail2Text-Adresse einzugeben.

Die ersten Male, als ich Nachrichten auf diese Art weiterleitete, gelangten die Nachrichten nie an Google Drive. Sie müssen das Präfix "Mail2Drive" von der Adresse im Feld An: entfernen, damit die Nachricht in Ihrem Google Drive Store gespeichert wird. Möglicherweise müssen Sie die resultierende Datei auch nach Google Text & Tabellen exportieren, bevor sie bearbeitet werden kann.

Eine weitere Einschränkung bei der Verwendung von Mail2Drive besteht darin, dass die von der Erweiterung erstellten Dateien in Ordnern unter der Hauptliste "Mein Laufwerk" abgelegt werden. Sie können keinen anderen Standort angeben, wenn Sie die Nachricht an Google Drive senden.

Sie können die Dateien und Ordner natürlich auch reorganisieren, indem Sie sie auswählen und das Ordnersymbol auswählen, um das Organize-Fenster von Google Drive zu öffnen.

Beschränken Sie die Synchronisierung von Google Drive auf bestimmte Ordner

Die Google Drive-Funktion, auf die ich mich verlasse, ist die Möglichkeit, die neuesten Versionen aller meiner Dateien auf allen Computern und Geräten automatisch zur Verfügung zu haben, unabhängig davon, ob ich gerade online bin oder nicht. Diese Ebene der Dateiduplizierung kann jedoch schnell einen großen Biss von den Festplatten der Maschinen nehmen.

Um Speicherplatz auf einem bestimmten PC zu sparen, begrenzen Sie die Google Drive-Ordner, die mit dem System synchronisiert werden. Klicken Sie in der Taskleiste auf das Google Drive-Symbol und wählen Sie "Einstellungen". Aktivieren Sie "Nur einige Ordner mit diesem Computer synchronisieren", wählen Sie die zu synchronisierenden Ordner im Fenster "Synchronisierungsoptionen" aus und klicken Sie auf "Änderungen übernehmen".

Wie im Dialogfeld "Voreinstellungen" angegeben, werden Dateien, die sich nicht in einem Google Drive-Ordner befinden, immer synchronisiert. Deaktivieren Sie zum Deaktivieren der Dateisynchronisierung die Option "Google Docs-Dateien synchronisieren", die unter dem Ordnerfenster angezeigt wird.

Sparen Sie Speicherplatz, indem Sie nicht benötigte Dateiversionen löschen

Google Drive behält alle Versionen Ihrer Dateien für 30 Tage oder bis zu 100 Revisionen. Je nach Typ und Größe der Dateien, die Sie speichern, können die Versionen einen großen Teil Ihres verfügbaren Speichers beanspruchen.

Um zu verhindern, dass Google Drive frühere Versionen einer Datei löscht, wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf Mehr> Revisionen verwalten. (Beachten Sie, dass diese Option nicht für Dateien verfügbar ist, die nicht über mehrere Versionen verfügen.) Aktivieren Sie die Option der Datei unter "Nicht automatisch löschen".

Erstellen Sie ein einzelnes Archiv für alle Ihre Google-Daten

Mehrere Add-Ons versprechen, Ihre Google Drive-Dateien zu sichern. Der Google Takeout-Archivdienst erfüllt jedoch möglicherweise Ihre Sicherungsanforderungen, ohne ein weiteres Programm herunterladen und installieren zu müssen.