Das Organisieren einer Besprechungszeit mit Freunden oder Kollegen kann mühsam sein.

Bei so vielen Zeitplänen und wenig Einsicht, wann die Teilnehmer genau verfügbar sind, erfordert das Finden des goldenen Zeitfensters oft einen langen, scheinbar endlosen E-Mail-Thread.

Hier kommt Doodle ins Spiel. Der kostenlose Service entlastet Sie bei der Planung, indem Sie eine Umfrage zu mehreren vorgeschlagenen Terminen und Zeiten erstellen. Dann zeigt jeder Teilnehmer die Verfügbarkeit an und es wird eine gemeinsame Zeit gefunden. Einfach, richtig?

Obwohl der Service nicht neu ist, stelle ich ihn weiterhin meinen Kollegen vor und staune darüber, wie sich ihre Einstellung bezüglich der Planung von Ereignissen ändert. Persönlich hat Doodle mir dabei geholfen, Zeiten für gelegentliche Ereignisse (z. B. ins Kino gehen) und Besprechungen außerhalb der Arbeit zu koordinieren.

Das Erstellen einer Ereignisabfrage ist ziemlich einfach, aber hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen.

• Beginnen Sie mit Doodle.com und klicken Sie auf "Eine Veranstaltung planen". Sie werden aufgefordert, der Veranstaltung eine Uhrzeit, einen Ort und eine Beschreibung zu geben. Geben Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse ein (ich empfehle dies) und klicken Sie auf Weiter.

• Klicken Sie nun auf mögliche Besprechungsdaten und klicken Sie auf Weiter. Auf der folgenden Seite werden Sie aufgefordert, für jedes Datum einige Zeiten vorzuschlagen. Die Zeiten sollten eine Dauer von "13 bis 14 Uhr" widerspiegeln.

• Wenn die Zeiten für jedes Datum gleich sind, klicken Sie auf "Erste Zeile kopieren und einfügen" (unten). Sie können auch Datumsangaben entfernen, indem Sie auf das Papierkorbzeichen links neben einer Zeile klicken. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Weiter.

• Klicken Sie im letzten Einrichtungsschritt auf Einstellungen, um einige Optionen anzuzeigen, z. B. das Ausblenden der Teilnehmerinformationen und das Beschränken der Teilnehmer auf die Auswahl nur einer Option. Das letzte Kontrollkästchen "Begrenzen Sie die Anzahl der Teilnehmer pro Option" ist hilfreich, wenn Sie mehrere Sitzungen für ein Ereignis planen.

• Jetzt können Sie die Umfrage an die Teilnehmer verteilen. Klicken Sie auf Fertig stellen, kopieren Sie den Teilnahme-Link und senden Sie ihn an die eingeladenen Personen. Bewahren Sie den "Verwaltungslink" sicher auf - Sie können ihn verwenden, um Änderungen an der Umfrage vorzunehmen, oder schließen Sie ihn, sobald Sie den richtigen Zeitpunkt gefunden haben.

Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse im ersten Schritt angegeben haben, erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn die Teilnehmer einen Kommentar hinterlassen oder ihre Verfügbarkeit übermitteln. Während die Teilnehmer ihre bevorzugten Zeiten überprüfen, werden diese Felder grün hervorgehoben, sodass Sie die Einsendungen besser sortieren können.

Sobald alle Verfügbarkeiten übermittelt wurden, zeigt Doodle Ihnen die jeweils beste Uhrzeit an, indem Sie das angenehmste Datum und die Uhrzeit angeben.

Jetzt können Sie sich auf wichtigere Dinge konzentrieren, z. B. die Planung des tatsächlichen Ereignisses. Bitte.