Nicht viele Leute benutzen nur einen Computer. Tatsächlich hüpfen die meisten von uns im Laufe eines Arbeitstages von Maschine zu Maschine.

Um sicher zu gehen, dass Sie von jedem der verschiedenen Computer in Ihrem digitalen Leben auf Ihre wichtigen Dateien zugreifen können, müssen Sie die Dateien online speichern. Wenn Sie Google Docs als Online-Datei-Repository verwenden, können diese Tipps Ihren Arbeitstag verkürzen.

Senden Sie eine gezippte Kopie aller Ihrer Google Docs-Dateien auf Ihre Festplatte

Die meisten PC-Benutzer sichern ihre wichtigen Dateien, indem Sie sie auf eine optische Disc oder ein USB-Speichergerät kopieren oder indem Sie sie zu einem Online-Speicherdienst hochladen. Jetzt funktionieren Online-Backups auch anders.

Um alle Dokumente, Tabellen, Präsentationen und anderen Dateien von Google Docs in einer einzigen komprimierten Datei auf Ihren PC herunterzuladen, wählen Sie eine beliebige Datei aus und klicken Sie auf Mehr> Herunterladen. Wählen Sie "Alle Elemente" und überprüfen Sie einen Dateityp oder "Nicht herunterladen (überspringen)" in den Dropdown-Menüs für jede Dateikategorie. Sie können auch alle Formate in MS Office, Open Office oder PDF ändern.

Es dauerte weniger als eine Minute, um 300 Dateien - hauptsächlich Word-Dokumente und Excel-Tabellen - in eine 68-MB-ZIP-Datei zu komprimieren und herunterzuladen. Wenn Sie nicht warten möchten, bis der Download abgeschlossen ist, klicken Sie auf "E-Mail wenn fertig", damit Google Ihnen einen Link sendet, sobald die Datei zum Download verfügbar ist.

Verwenden Sie Google Docs zur automatischen Korrektur, um die Eingabe zu speichern

Der Texteditor von Google Text & Tabellen schlägt Korrekturen für falsch geschriebene Wörter vor: Klicken Sie mit der rechten Maustaste oder bei gedrückter Befehlstaste auf das Wort, wählen Sie "Immer korrigieren" und wählen Sie aus den vorgeschlagenen Begriffen die richtige Schreibweise aus.

Sie können auch Verknüpfungen für häufig eingegebene Texte erstellen, z. B. Ihren Namen, Titel, Arbeitgeber oder einen anderen, häufig wiederholten Begriff. Klicken Sie dazu auf Extras> Voreinstellungen, geben Sie die Tastenkombinationen in das Feld Ersetzen und den gewünschten Text in das Feld Mit ein. Wenn Sie nun diese Zeichenfolge gefolgt von einem Leerzeichen eingeben, wird die längere Zwischenablage angezeigt.

Um zu verhindern, dass Google Text & Tabellen automatisch Brüche, Ellipsen, Copyright- und Markensymbole sowie andere Sonderzeichen erstellt, deaktivieren Sie die Option "Eintrag" in der Liste "Voreinstellungen" oder klicken Sie auf das X rechts, um den Eintrag zu löschen.

Tastenkombinationen speziell für Google Text & Tabellen

Die meisten von uns können sich an ein Dutzend Tastaturkürzel erinnern, die wir regelmäßig verwenden. In einem Beitrag aus dem Jahr 2008 beschreibe ich, wie Sie eine Textdatei erstellen, die Dutzende von Tastenkombinationen auflistet. Daher müssen Sie sich nur die Tastenkombination merken, die Sie zum Öffnen dieser Datei zuweisen müssen.

Um die Google Text & Tabellen-Version dieses Tastaturkürzel-Spickzettel zu öffnen, drücken Sie die Strg-Taste (oder die Befehlstaste auf einem Mac) und / (Schrägstrich). Alternativ können Sie diese fünf Tastenkombinationen von Google Docs zu Ihrer Master-Shortcut-Liste hinzufügen:

Ctrl-Shift-C : Zeigt eine Wortzählung an

Strg-Umschalt-Y : Zeigt die Definition des ausgewählten Wortes an

Ctrl-; (Semikolon): Zum nächsten falsch geschriebenen Wort wechseln

Alt-Umschalt-F : Wechseln Sie in die Menüleiste

Strg- \ (Backslash): Formatierung löschen

Bonus-Tipp: Um Ihre Ansicht in Google Docs zu maximieren, geben Sie Strg-Umschalt-F ein, um die Vollbildansicht zu aktivieren. Klicken Sie auf Ansicht> Ganzer Bildschirm, um die Steuerelemente auszublenden. Drücken Sie Esc, um die Steuerelemente anzuzeigen, und Strg-Umschalt-F erneut, um zur normalen Ansicht zurückzukehren.

Machen Sie Dateien für alle zugänglich oder nur für eingeladene Personen

Alle Dateien, die Sie in Google Text & Tabellen speichern, sind standardmäßig privat. Um eine Datei freizugeben, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Freigeben. Über dieses Menü können Sie die Datei als E-Mail-Anhang senden, eine E-Mail an die von Ihnen festgelegten Mitarbeiter senden oder erneut auf "Teilen" klicken, um das Dialogfeld "Einstellungen freigeben" zu öffnen.

Klicken Sie unter "Wer hat Zugriff" auf "Ändern", um die Datei öffentlich zu machen (für jeden im Web zugänglich) oder für jeden, der über einen Link zur Datei verfügt. Für diese beiden Optionen ist keine Anmeldung erforderlich. Sie können festlegen, ob Betrachter auch die Datei bearbeiten können.

Sie können die Datei auch privat halten, aber nur für die von Ihnen bestimmten Personen freigeben. Diese Einstellung erfordert, dass sich Mitarbeiter für den Zugriff auf die Datei anmelden. Klicken Sie in das Textfeld "Personen hinzufügen", geben Sie eine E-Mail-Adresse ein oder wählen Sie Einträge aus Ihrer Kontaktliste aus.

Standardmäßig können die Personen, mit denen Sie gemeinsam sind, die Datei bearbeiten. Klicken Sie rechts auf "Kann bearbeiten", um sie auf das Kommentieren oder das Anzeigen des Dokuments zu beschränken. Sie können den Inhalt der Datei auch in die Nachricht einfügen und sich selbst eine Kopie senden.