Office-Suiten haben in Bezug auf die Kompatibilität vor fünf und zehn Jahren einen großen Weg zurückgelegt. Zuvor konnte ein Dokument in einer Office-Suite in einer Büroanwendung eines Mitbewerbers nur selten richtig geöffnet werden. Wenn Sie es könnten, wäre es schlecht oder unleserlich. Sogar verschiedene Versionen von Microsoft Office konnten nicht richtig miteinander kommunizieren.

Dies hat sich langsam geändert und heute ist die Dateikompatibilität zwischen Anwendungen wie Office, iWork, Open Office und sogar Online-Suiten von Google und Zoho möglich, um nur einige zu nennen. Der Prozess bedeutet jedoch nicht, dass es nicht einige Mängel gibt. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die Kompatibilität von iWork 08 und Office 2007 (Windows) und Office 2008 (Mac). Sie können jedoch einige dieser Tipps verwenden und auf Ihre andere bevorzugte Office-Suite anwenden.

PDF | Seiten und Word | Zahlen und Excel | PowerPoint und Keynote

In der linken Ecke befindet sich iWork, die Office-Suite von Apple, die aus einem Textverarbeitungsprogramm namens Pages, einer Tabellenkalkulationsanwendung namens Numbers und einem Präsentationsprogramm namens Keynote besteht. In der rechten Ecke befindet sich das schwere Office-Paket von Microsoft mit Word, Excel und PowerPoint.

Leider kann keine hundertprozentige Garantie dafür gegeben werden, dass Dokumente bei der gemeinsamen Nutzung zwischen den beiden Anwendungen genau gleich aussehen. Wenn der regelmäßige Austausch von Geschäftsdokumenten präzise sein muss, wird dies zu einem Ärger und Sie möchten möglicherweise eine Standardisierung für iWork, Microsoft Office oder eine der anderen verfügbaren Office-Suiten in Betracht ziehen.

Wenn Sie dies sagen, haben Sie möglicherweise nicht einmal die Wahl, iWork oder sogar Office für Mac zu verwenden. Die Apple-Plattform unterstützt derzeit keine nativen Funktionen wie VBA-Makros, Pivot-Tabellen oder einige in Visual Basic erstellte benutzerdefinierte Back-End-Office-Anwendungen. In diesen Fällen haben Sie nur eingeschränkte Möglichkeiten, jedoch eine Windows-Version von Office zu verwenden. Wenn Sie ein Hauptbenutzer sind, möchten Sie vielleicht versuchen, Makros in iWork mit AppleScript zu erstellen. Dies ist jedoch ein zackiger Prozess. Es gibt keine aktuelle Methode, diese zu automatisieren oder anders als von Hand zu übersetzen.

Diese Produktivität von Landminen ist zwar zu beachten, bedeutet jedoch nicht, dass Sie Ihre Dokumente nicht effektiv freigeben können. Hier ist wie:

Verwenden Sie im Zweifelsfall PDF

Wenn Sie ein Dokument freigeben und es nicht vom Empfänger geändert werden muss, können Sie Ihre Dateien am besten in ein PDF-Dokument umwandeln. Dies ist ein Kinderspiel in iWork und Microsoft Office und ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass Dateien auf fast jedem Computer kompatibel sind.

Ein PDF-Dokument in iWork ist in Seiten, Zahlen und Keynote ähnlich. Klicken Sie auf Datei -> Exportieren -> PDF. Jede Anwendung hat unterschiedliche Exportoptionen, aber alle haben PDF.

Um ein Dokument in einer Microsoft Office für Mac-Anwendung wie Word, PowerPoint oder Excel als PDF zu speichern, klicken Sie einfach auf Datei -> Speichern unter -> Wählen Sie PDF aus den Dropdown-Optionen. Die Windows-Version ist nicht so benutzerfreundlich und erfordert entweder Adobe Acrobat oder so etwas wie doPDF, die beide einen virtuellen Drucker installieren. Sie können die PDF-Datei dann erstellen, indem Sie auf Datei -> Drucken klicken und den Acrobat-Drucker oder einen gleichwertigen Drucker auswählen. Die Datei wird exportiert.

Das Problem bei PDF-Dokumenten besteht darin, dass sie zwar das Erscheinungsbild eines Dokuments standardisieren können, es jedoch nicht die Möglichkeit hat, zusammenzuarbeiten und Dokumente zu ändern.

Dateikompatibilitäten

Wenn Sie mit iWork 08 und Microsoft Office 2007 (Windows) oder Mac Office 08 freigeben und zusammenarbeiten möchten, müssen Sie wissen, wie die beiden Programme zusammenarbeiten. Beim Importieren von Standard-Microsoft Office 2007- und Mac Office 08-Dateien (offene XML-Dateiformate mit Erweiterungen wie .pptx, docx und .xlsx) importiert iWork die Dateien und meldet eventuelle Inkompatibilitäten automatisch. IWork kann jedoch keine Dokumente in diesem Open XML-Format speichern oder exportieren, sondern nur in vorherige Office-Formate wie DOC, PPT und XLS.

Microsoft Office kann iWork 08-Dateien standardmäßig nicht lesen. Sie müssen sie zuerst in eine .doc-, .ppt- und .xls-Datei exportieren, bevor Sie versuchen, diese Dokumente gemeinsam zu nutzen. Dies kann in Pages, Numbers und Keynote erfolgen, indem Sie auf Datei -> Exportieren -> klicken und entweder Word, PowerPoint oder Excel auswählen.

PDF | Seiten und Word | Zahlen und Excel | PowerPoint und Keynote

Freigeben von Dateien zwischen Pages und Word

Als Faustregel gilt: Wenn Sie ein einfaches Dokument in Word erstellt haben, wird es in Pages auf ähnliche Weise angezeigt. Während das Erscheinungsbild identisch ist, wandelt der Übersetzungsprozess das Word-Dokument tatsächlich in ein Pages-Dokument unter der Haube um. Dadurch werden Word-Dokumente, die ursprünglich Word Art verwenden, bestimmte Schriftstile und manchmal auch Leerzeichen verwendet.

Um Probleme mit dem Zeilenabstand zu beheben, klicken Sie in Pages auf den Textinspektor, und stellen Sie sicher, dass der Abstand in Pixel angegeben ist.

Auf ähnliche Weise werden beim Exportieren von Pages-Dokumenten nach Microsoft Word nicht alle Stile in Word angezeigt. Dies gilt insbesondere für die Verwendung der Diagrammfunktionen, Textfelder und Formen. Es ist jedoch nicht alles Schicksal und Finsternis. Die meisten Funktionen funktionieren einwandfrei. Wenn Pages Probleme mit der Interpretation der Word-Daten hat, werden Sie aufgefordert, Sie zu warnen.

Einer der größten Fehler ist jedoch, dass Pages- und Word-Dokumente eingebettete Arbeitsblätter und Diagramme richtig anzeigen können. In unseren Tests haben wir versucht, einige einfache Daten darzustellen. Die Kalkulationstabellen sahen in jeder Anwendung völlig anders aus. Um optimale Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie einen Screenshot mit komplexen Datenvisualisierungen erstellen, um sicherzustellen, dass sie in beiden Anwendungen gleich aussehen.

Wenn Sie Seiten und Word-Dokumente gemeinsam nutzen möchten, sollten Sie die standardmäßige, nicht ausgefallene Formatierung sowie die Verwendung von minimalen Word Art- und Diagrammfunktionen verwenden.

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Zusammenarbeit zwischen Zahlen und Excel

Zahlen und Excel sind beide Tabellenkalkulationen, jedoch mit zwei völlig unterschiedlichen Suchmaschinen. Sie sind, wie sie in Südostasien sagen, "gleich, gleich, aber verschieden". Excel verfügt über eine leistungsfähigere Engine, die komplexere Vorgänge und die Integration in Backend-Systeme, die von einer Datenbank gesteuert werden, handhaben kann. Numbers ist eher auf grundlegende Buchhaltung und Bean-Counting ausgerichtet, übertrifft jedoch (kein Wortspiel) das Anzeigen und Exportieren von Diagrammen und das Anzeigen von Daten grafisch.

Wenn Sie Excel-Dokumente mit Numbers teilen, kann eines der größten Probleme auftreten, wenn Sie versuchen, einige statistische und technische Funktionen zu importieren. Die Mehrheit der Benutzer, die Kalkulationstabellen für Abrechnungsmessungen verwenden, ist davon nicht betroffen. Möglicherweise möchten Sie jedoch die komplexen Funktionen bei den Empfängern überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihre Zahlen übereinstimmen. Glücklicherweise ist das Problem beim Öffnen von Numbers offensichtlich - Zellen werden hervorgehoben, wenn aus einem importierten Dokument keine Funktion ausgeführt werden kann.

Beim Importieren großer Excel-Dateien und beim Versuch, sie in Numbers zu öffnen, haben einige Benutzer das Problem, dass ihr Mac nicht über genügend freien Speicher verfügt. Wenn dies der Fall ist, stellen Sie sicher, dass nur die minimale Anzahl von Anwendungen gleichzeitig geöffnet ist. Wenn dies nicht funktioniert, müssen Sie möglicherweise Ihren Arbeitsspeicher aktualisieren. Ein grober Maßstab ist, dass ein Computer mit 512 MB RAM maximal 53.687 Zellen in einem Excel-Dokument hat.

Das Öffnen von Dateien, die durch die Sicherheitsfunktionen von Excel geschützt sind, kann zu ungeraden Ergebnissen führen. Wenn eine Arbeitsmappe durch ein Kennwort geschützt ist, zeigt Numbers eine Fehlermeldung an. Von Excel importierte kennwortgeschützte Zellen funktionieren möglicherweise, werden jedoch leer angezeigt. Wenn Sie ein Dokument einfach freigeben möchten, deaktivieren Sie diese Funktion am besten durch Microsoft. Öffnen Sie dazu die Datei in Excel und gehen Sie zu Extras -> Schutz -> und wählen Sie Arbeitsmappe entsperren. Nur der ursprüngliche Autor kann den Kennwortschutz aufheben.

Auf der anderen Seite gibt es beim Öffnen von Apples Numbers-Dokumenten in Excel einige Probleme. Denken Sie daran, dass Sie ein Numbers-Dokument nicht direkt in Excel öffnen können. Sie müssen es als .xls-Datei exportieren. Wenn Sie diese .xls-Datei in Numbers öffnen, bemerken Sie möglicherweise einen Unterschied in der Darstellung der Daten. Beispielsweise sehen Sie möglicherweise eine Datei mit vielen Arbeitsblättern anstelle von Tabellen auf einem Blatt, wie Sie es mit Numbers sehen. Sie können dieses Problem umgehen, indem Sie Ihre Daten in Numbers in eine Tabelle einfügen und anschließend exportieren. Auf diese Weise können Sie Ihre Daten auf mehreren Arbeitsblättern in Excel deutlich sehen.

Während des Exportvorgangs zeigt Numbers automatisch ein Überprüfungsfenster an, um mögliche Probleme beim Öffnen des Dokuments in Excel anzuzeigen. Während viele davon Substitutionen sein werden, ist es wichtig, zu notieren, was und wie Numbers die Daten exportiert.

Der Datenaustausch zwischen Zahlen und Excel und die Beibehaltung der Integrität des Dokuments ist bei diesem Office-Suite-Test am schwierigsten. Es wird dringend empfohlen, zuerst Dokumente in Microsoft Excel einzurichten und mit dem Format .xls zu arbeiten. Dies verringert die Inkompatibilitäten von Daten und visuellen Elementen zwischen den beiden Programmen.

PDF | Seiten und Word | Zahlen und Excel | PowerPoint und Keynote

Präsentationen für PowerPoint und Keynote freigeben

Das Teilen von Präsentationen und die Zusammenarbeit zwischen diesen beiden Programmen ist möglich, solange Sie die Multimedia-, Übergänge und automatischen Funktionen auf ein Minimum reduzieren.

Zwei schnelle Tipps, die wir bereits gelernt haben, können auch hier verwendet werden. Versuchen Sie zunächst, Word Art in PowerPoint nicht zu verwenden. Keynote wird versuchen, die Word-Art-Schriftart zu finden, aber wenn sie nicht verfügbar ist, wird sie durch einen Ersatz ersetzt, der Ihre Präsentation als Amateur erscheinen lässt. Zweitens, wenn möglich, erst das Basisdokument in PowerPoint erstellen. Dadurch werden Inkonsistenzen beim Importieren und Exportieren verringert, wenn Sie Ihr Dokument in einer PPT-Datei speichern.

Wenn Sie Video in Ihren Präsentationen verwenden möchten, ist Flash die beste Option für die Kompatibilität mit beiden Programmen. Berichten zufolge ist Flash auf 97 Prozent aller Computer installiert und kann in fast jedem Browser angezeigt werden. Die nächstbeste Option ist jedoch Quicktime, das von Mac- und PC-Computern unterstützt wird. Flash kann auch zur Steuerung von Audio in beiden Umgebungen verwendet werden. Die Standard-Audiooptionen funktionierten jedoch gut zwischen den beiden Anwendungen.

Folienübergänge und Text, der in einer Präsentation herumfliegt, und Bilder, die in einer Präsentation herumfliegen, können zwar hübsch aussehen, sind aber nicht immer gut zwischen PowerPoint und Keynote umgestellt. Als allgemeine Regel für das Freigeben von Dokumenten sollten Sie grundlegende Übergänge erstellen, versuchen, automatisierte Funktionen auszuschließen, und halten Sie es einfach.

Während wir bereits gesagt haben, dass PDF das am besten kompatible Format ist, in das Dokumente exportiert werden können, gibt es einige zusätzliche Optionen für Präsentationen, bei denen die in Keynote oder PowerPoint eingerichtete Interaktivität erhalten bleibt. Als interaktive Plattform können diese Präsentationen in das Web, eine Filmdatei, Bilder, Flash und sogar einen iPod exportiert werden. Wählen Sie einfach die beste Plattform für Ihre Zielgruppe.

Wir haben uns einige Möglichkeiten ausgesucht, wie diese beiden Programme nicht zusammenarbeiten können und wie Ungenauigkeiten bei der Datenverarbeitung minimiert werden können, aber sie spielen einigermaßen gut zusammen. Es sind jedoch die kleinen Dinge, die nicht funktionieren, die zusammenfallen und der Fehler beim Austausch von Dokumenten zwischen iWork und Office sind oder diese kritische Darstellung zerstören. Die besten Kompatibilitätsergebnisse erzielen Sie, wenn Sie die KISS-Methode (einfach, dumm) wählen oder einfach Ihre Dokumente unter iWork oder Office standardisieren.

Als Randnotiz sollten Sie sich nicht scheuen, kostenlose Alternativen wie Open Office zu verwenden, das für Windows, Mac und Linux verfügbar ist, oder Google-Apps, für deren Ausführung nur ein Browser erforderlich ist.