Die AutoText-Funktion von Microsoft Word hat mit dem Debüt von Building Blocks in Word 2007 und 2010 ein ernstes Gesicht bekommen. (Die Microsoft Office-Support-Site bietet eine grundlegende Einführung in die Erstellung und Verwendung der AutoText-Funktion von Word 2003.)

Kurz gesagt, Sie erstellen AutoText-Einträge, indem Sie das Material auswählen, das Sie wiederverwenden möchten, und auf Einfügen> AutoText> Neu klicken (oder einfach die Tastenkombination Alt-F3 drücken). Sie geben dann einen Namen für den Eintrag ein, der zwischen 4 und 32 Zeichen lang ist, und drücken Sie die Eingabetaste. Dadurch wird der Eintrag der Vorlage Normal.dot hinzugefügt und für alle Dokumente verfügbar. Um Autotext für eine bestimmte Vorlage hinzuzufügen, klicken Sie auf Einfügen> Autotext> Autotext und wählen Sie die Vorlage im Dropdown-Menü "Suchen in" aus.

Sie können Autotext einfügen, indem Sie auf Einfügen> Autotext> Autotext klicken, um das Dialogfeld Autokorrektur zu öffnen, wobei die Registerkarte Autotext ausgewählt ist. Alle AutoText-Einträge werden aufgelistet. Wählen Sie eine aus und klicken Sie auf Einfügen. Sie können die Funktion AutoVervollständigen auch zum Aufrufen von AutoText verwenden, indem Sie die ersten Buchstaben eingeben und die Eingabetaste drücken, wenn der Eintrag in einem Popup-Fenster angezeigt wird (die Option AutoVervollständigen muss im AutoText-Dialogfeld aktiviert sein und Sie müssen die Taste F3 drücken, um diesen zu aktivieren Merkmal).

Weitere Optionen zum Einfügen von AutoText-Einträgen sind über die AutoText-Symbolleiste (Ansicht> Symbolleisten> AutoText) oder durch Klicken auf die Dropdown-Schaltfläche AutoText einfügen in der Kopf- und Fußzeile-Symbolleiste verfügbar. Um einen AutoText-Eintrag auf einer anderen Symbolleiste zu platzieren, klicken Sie auf Werkzeuge> Anpassen> Befehle, wählen Sie in der Kategorienliste links Autotext aus und ziehen Sie den gewünschten AutoText-Eintrag aus der Befehlsliste im rechten Fenster in die gewünschte Symbolleiste.

Weisen Sie für Tastaturkürzel-Kenner dem AutoText-Eintrag eine Tastenkombination zu, indem Sie auf Extras> Anpassen> Tastatur klicken, in der Kategorienliste im linken Fensterbereich AutoText auswählen, im rechten Fensterbereich den AutoText-Eintrag auswählen und die gewünschte Tastenkombination in den Text eingeben unter der AutoText-Liste.

Building Blocks setzen neue nützliche Spin für Autotext

Selbst einfache Word-Dokumente enthalten wahrscheinlich wiederverwendbare Elemente wie Seitennummern und anderes Kopf- und Fußzeilenmaterial, Titel- und Titelseiten, Adressen, Anreden, Logos und andere Grafiken. Das Speichern und erneutes Eingeben solcher Materialien ist in Word 2007 und 2010 durch Verwendung von Building Blocks einfacher.

Um einen Building Block in Word 2007 oder 2010 zu erstellen, wählen Sie ihn einfach aus und drücken Sie Alt-F3, um das Dialogfeld "Neuen Building Block erstellen" zu öffnen. Geben Sie dem Eintrag einen Namen oder akzeptieren Sie den Standardnamen von Word, wählen Sie die Galerie aus, in der Sie den Eintrag speichern möchten, weisen Sie ihm eine Kategorie und gegebenenfalls eine Beschreibung zu, wählen Sie, ob Sie ihn in der Vorlage "Normal" oder mit anderen Bausteinen speichern möchten, und fügen Sie ihn mit seiner hinzu eigenen Absatz und auf einer eigenen Seite, falls gewünscht.

Sie können auch einen Baustein hinzufügen, indem Sie das Material auswählen, auf der Registerkarte Einfügen auf die Schaltfläche Schnelle Teile klicken und die Option Auswahl in der Schnellekteil-Galerie speichern auswählen. Ihnen stehen jedoch eine Vielzahl vorgefertigter Komponenten zur Verfügung, ohne dass Sie selbst Bauteile erstellen müssen. Um die in Word 2007 und 2010 standardmäßig verfügbaren Building Blocks anzuzeigen, klicken Sie auf Einfügen> Schnelle Teile> Building Blocks Organizer.

Ihre benutzerdefinierten AutoText-Einträge werden in der entsprechend benannten AutoText-Galerie im Building Blocks Organizer gespeichert. Um der Quick Access-Symbolleiste einen Autotext oder eine benutzerdefinierte Building-Block-Galerie hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste und wählen Sie Anpassen der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Wählen Sie im Dropdown-Menü "Befehle auswählen aus" die Option Befehle, die sich nicht im Menüband befinden, wählen Sie AutoText oder einen benutzerdefinierten Galerieeintrag aus und klicken Sie auf Hinzufügen und auf OK.

Cindy Meister, Jay Freedman und Beth Melton bieten eine großartige Einführung in Word AutoText und Building Blocks auf der Word MVPS-FAQ-Website.

Im Blog des Microsoft Developer Network bietet Jodie Boyer eine Reihe von Tutorials zur Verwendung von Building Blocks in Word 2010. Die Serie richtet sich an Systemadministratoren. Erfahrene Benutzer von Word 2010 finden jedoch möglicherweise interessantes Material für die Verwaltung und Verwaltung von Building Blocks .