Sechs Möglichkeiten, um in MS Outlook schneller zu arbeiten

Große und kleine Unternehmen sind auf Word-Dokumente, Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen angewiesen, um die Arbeit zu erledigen. In gewisser Hinsicht ist Outlook der arme Cousin der drei hochkarätigen Office-Apps. Das wahre Arbeitstier in der allgegenwärtigen Suite von Microsoft ist jedoch der unlamouröse E-Mail- / Kontaktmanager / Taskplaner.

Mit diesen sechs Tipps für Outlook 2010, 2007 und 2003 können Sie weniger Zeit für das erneute Öffnen archivierter Nachrichten aufwenden, Ihre Erinnerungen über Erinnerungen speichern, Dateien per Drag & Drop als Anhänge senden, der Rechtschreibprüfung Begriffe hinzufügen, Speicherplatz in der Taskleiste löschen und die Einstellungen verbessern Ihre Liste der Klick-Speichern-Tastenkombinationen für Outlook.

Archivieren Sie die Nachrichten eines Ordners nach Ihrem Zeitplan

Viele Benutzer müssen ihre Outlook-E-Mails nicht archivieren. Sie müssen stattdessen alte Nachrichten löschen oder sich einfach ansammeln lassen. Die meisten Organisationen beschränken sich jedoch auf die Größe einzelner Outlook-Konten. Daher erhalten Sie möglicherweise von den IT-Mitarbeitern eine Benachrichtigung, um einige Ihrer alten E-Mails zu archivieren.

Die Archivierung kann das Aufblähen von Ordnern verhindern. Das Abrufen archivierter Nachrichten dauert jedoch länger als das Wiederherstellen nicht archivierter Nachrichten. Möglicherweise benötigen Sie einfachen Zugriff auf Nachrichten, die älter als Outlook sind (Standardeinstellung für das automatische Archivierungsalter von 6 Monaten). Es ist einfach, die gesamte Outlook-Archivierung oder die Archivierung bestimmter Ordner und Nachrichten durch das Programm zu verzögern.

(Beachten Sie, dass die Bereinigungsfunktion von Outlook 2010 automatisch entfernt, was in ausgewählten Ordnern als redundante Nachrichten erkannt wird. Dies ist nicht das Gleiche wie das Archivieren alter E-Mails.)

Um die automatische Archivierung für E-Mails in einem bestimmten Ordner zu aktivieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie Eigenschaften> AutoArchivierung. Standardmäßig wird der Archivierer alle 14 Tage ausgeführt und gilt für Nachrichten, die älter als sechs Monate sind. Um die Standardeinstellungen zu ändern, wählen Sie die Schaltfläche Standard-Archiveinstellungen, um das Dialogfeld AutoArchivierung zu öffnen. Hier können Sie die Häufigkeit der Archivierung ändern, die Länge der Zeit, in der Nachrichten nicht archiviert werden, und den Speicherort Ihrer Datei archive.pst.

Um die Archiveinstellungen eines einzelnen Ordners anzupassen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, wählen Sie Eigenschaften> AutoArchivierung, wählen Sie "Diesen Ordner mit diesen Einstellungen archivieren", und treffen Sie Ihre Auswahl. Um zu verhindern, dass eine einzelne Nachricht archiviert wird, öffnen Sie sie und klicken Sie auf Datei> Info> Eigenschaften in Outlook 2010 und 2007 oder Datei> Eigenschaften in Outlook 2003. Aktivieren Sie "Dieses Element nicht automatisch archivieren".

Machen Sie Ihre Erinnerungen informativer

In Outlook können Sie bestimmte Nachrichten einer farbcodierten Kategorie zuordnen oder sie mit einem Folgesymbol kennzeichnen. Selbst bei diesen visuellen Hinweisen benötigen Sie möglicherweise etwas Hilfe, um sich an die Bedeutung der Nachricht zu erinnern. Um eine Beschreibung hinzuzufügen, die beim Öffnen der Nachricht neben der Flagge angezeigt wird, wählen Sie Follow Up> Custom und geben Sie ein Wort oder eine Wortgruppe ein.

Um eine Erinnerung hinzuzufügen, die auch in Ihren Aufgaben und im Kalender angezeigt wird, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, und wählen Sie Follow-Up> Erinnerung hinzufügen. Fügen Sie im Feld "Markieren nach" eine Beschreibung der Folgeaktion hinzu. Dieser Text wird zusammen mit anderen Informationen zur Erinnerung oben in der Nachricht angezeigt.

Der schnelle Weg, um einen Dateianhang zu senden

Das Anhängen einer Datei an eine E-Mail besteht in der Regel darin, eine neue Nachricht zu öffnen, das Büroklammersymbol auszuwählen und im angezeigten Ordnerfenster zu der Datei zu navigieren. Wenn Sie sich in Windows Explorer oder in einem Ordnerfenster befinden, können Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken und Senden an> E-Mail-Empfänger auswählen. Dadurch wird eine neue Nachricht in Ihrem Standard-E-Mail-Programm geöffnet.

Sie können möglicherweise noch mehr Zeit sparen, indem Sie die Datei direkt in Ihren Outlook-Posteingang ziehen, wodurch ebenfalls eine neue Nachricht mit der automatisch angehängten Datei geöffnet wird.

Passen Sie die Rechtschreibprüfung von Outlook an

Rechtschreibfehler sind ausgesprochen unprofessionell, weshalb die Rechtschreibprüfung von Outlook für die meisten Menschen unverzichtbar ist. Kein Wörterbuch für die Rechtschreibprüfung enthält alle Wörter, die Sie wahrscheinlich regelmäßig in Ihrer Korrespondenz verwenden. Sie können die Rechtschreibprüfung von Outlook verbessern, indem Sie häufig verwendete Namen und Begriffe hinzufügen. Wählen Sie in Outlook 2010 und 2007 Datei> Optionen> E-Mail> Rechtschreibung und Autokorrektur> Benutzerdefinierte Wörterbücher> Wortliste bearbeiten aus. Fügen Sie Ihre neuen Begriffe einzeln hinzu und klicken Sie zweimal auf OK.

Klicken Sie in Outlook 2003 auf Extras> Optionen> Rechtschreibung und wählen Sie die Schaltfläche Bearbeiten unter "Benutzerdefiniertes Wörterbuch bearbeiten". Klicken Sie ggf. durch die Warnung, fügen Sie der Custom.dic-Datei die neuen Begriffe hinzu, klicken Sie auf Datei> Speichern und dann auf Datei> Beenden. (OK, dieser Tipp spart Ihnen möglicherweise nicht viel Zeit, aber Sie können besser aussehen.)

Microsoft bietet weitere Informationen zu benutzerdefinierten Wörterbüchern in Outlook und anderen Office 2010-Apps auf der Office-Support-Website.

Minimieren Sie Outlook im Benachrichtigungsbereich

In der Mitte Ihres Arbeitstages kann Ihre Taskleiste mit minimierten Anwendungen ziemlich voll werden, selbst wenn Sie die Option zum Gruppieren mehrerer geöffneter Fenster nach Programm wählen. (Um diese Option festzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Taskleiste, wählen Sie "Eigenschaften"> "Taskleiste") und wählen Sie im Dropdown-Menü neben "Taskleistenschaltflächen" die Option "Beschriftungen immer kombinieren und ausblenden".

Sie können Outlook aus der Taskleistenmischung entfernen, indem Sie das minimierte Symbol nur im Benachrichtigungsbereich platzieren. Klicken Sie dazu im Infobereich mit der rechten Maustaste auf das Outlook-Symbol, und wählen Sie "Ausblenden, wenn minimiert". Outlook wird dann nur im Infobereich und nicht in der Taskleiste minimiert.

Wechseln Sie schnell zu einer anderen Office-App

Wenn Sie eine Office-App geöffnet haben, besteht die Chance, dass Sie eventuell in einer anderen arbeiten müssen. Sie können ein neues Word-Dokument, eine Excel-Tabelle, eine PowerPoint-Präsentation oder einen anderen Dateityp in Outlook öffnen, indem Sie die Tastenkombination Strg + Umschalttaste + H drücken. Diese Tastenkombination öffnet das Dialogfeld Neues Microsoft Office-Dokument. Wählen Sie einfach den gewünschten Dateityp und klicken Sie auf OK.

Auf der Microsoft Office-Site werden Dutzende Tastenkombinationen für Outlook 2010, Outlook 2007 und Outlook 2003 aufgelistet. Hier sind die Tastenkombinationen für E-Mail:

In den Posteingang wechseln: Strg + Umschalttaste + I

Wechseln Sie zum Postausgang: Strg + Umschalttaste + O

Wählen Sie das Konto zum Senden der Nachricht aus: Strg + Tab (Fokus auf Zeile Bis) und dann die Registerkarte Konten

Senden: Alt + S

Antworten Sie auf eine Nachricht: Strg + R

Antworten Sie alle auf eine Nachricht: Strg + Umschalttaste + R

Markieren Sie eine Nachricht als nicht als Junk: Strg + Alt + J

Anzeige gesperrter externer Inhalte (in einer Nachricht): Strg + Umschalttaste + I

In einen Ordner posten: Strg + Umschalttaste + S

Prüfen Sie auf neue E-Mails: Strg + M oder F9

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