Wenn ein Unternehmen gerade erst am Anfang steht und die Gründer einige administrative Lücken kostengünstig füllen müssen, können einfache Web-Apps die Lücke füllen. Die Apps, die wir uns hier anschauen werden, eignen sich nicht immer für große Organisationen. Einige sind speziell für kleinere Unternehmen konzipiert, die einfache, aber robuste Lösungen für die allgemeinen Geschäftsanforderungen benötigen.

Verwalten Sie Projekte mit Basecamp

Sobald ein Unternehmen mehrere Kunden betreut, muss es die Logistik verwalten und sicherstellen, dass die Mitarbeiter das tun, was von ihnen erwartet wird. Da kommt Basecamp ins Spiel.

Basecamp ist nicht nur ein einfacher Online-Projektkoordinator, sondern auch das Beste seiner Art im Web. Sobald Sie sich angemeldet haben, können Sie sofort mit der Erstellung von Projekten beginnen und diese mit den Mitarbeitern teilen. Die Erstellung von Aufgabenlisten für die Site bietet die Möglichkeit, Dateien gemeinsam zu nutzen, die Überwachung des Projektfortschritts und die Zeitüberwachung, um festzustellen, welche Mitarbeiter an dem Projekt gearbeitet haben, und vieles mehr. Im Wesentlichen bietet Basecamp einen umfassenden End-to-End-Projektmanagement-Service, mit dem Sie feststellen können, wie gut Ihr Unternehmen jeden Schritt des Weges durchführt.

Das Erstellen und Überwachen von Projekten in Basecamp könnte nicht einfacher sein. Aber Basecamp ist nicht frei. Die Basic Edition kostet 24 US-Dollar pro Monat und ermöglicht es Benutzern, 15 Projekte gleichzeitig zu erstellen und zu verfolgen und bis zu 3 GB an Daten zu speichern. Die Pläne steigen von da an auf 149 US-Dollar pro Monat, was eine unbegrenzte Anzahl von Projekten, 50 GB Speicherplatz und Zeiterfassung ermöglicht (die anderen Pläne bieten keine Zeiterfassung). Wenn Sie nach einfachem und effektivem Projektmanagement suchen, ist Basecamp das Geld wert.

Nehmen Sie alle Ihre Notizen mit Evernote auf

Es ist schwierig und zu zeitaufwändig, sich Notizen zu machen und sie zu kategorisieren. Evernote ist ein hervorragendes Werkzeug für Unternehmer, die alle visuellen und textuellen Notizen organisieren möchten.

Evernote gibt es in zwei Geschmacksrichtungen - kostenlos und hochwertig. Mit der kostenlosen Version können Sie Notizen machen, Fotos aufnehmen und Webseiten mit Hilfe eines PCs oder Macs erfassen. Wenn Sie fertig sind, können Sie diese auf den Evernote-Server hochladen, der dann eine rudimentäre OCR für Ihre Bilder ausführt, sodass Sie sie bei der Suche leicht finden können. Die Premium-Version, die 5 US-Dollar pro Monat kostet, bietet 500 MB monatlichen Speicherplatz (die kostenlose Version hat nur 40 MB Speicherplatz), bessere Sicherheitsfunktionen und die Möglichkeit, jeden Dateityp mit anderen Computern oder Mobiltelefonen zu synchronisieren.

Evernote funktioniert sehr gut. Ich benutze es, um Notizen zu machen, und von Zeit zu Zeit lade ich Audio und Fotos hoch. Innerhalb weniger Minuten werden die Daten anhand der darin enthaltenen Informationen kategorisiert. Wenn ich beispielsweise in meinem Evernote-Konto nach "Windows XP" suche, werden sofort alle Textdateien und Audioclips angezeigt, die Windows XP erwähnen. Ich bin immer wieder erstaunt, wie leicht es ist, meine unordentlichen Notizen zu finden.

Für die Geschäftswelt ist Evernote ein ideales Werkzeug. Dadurch wird das Aufrechterhalten der Besprechungsprotokolle vereinfacht. Wenn Sie Konferenzgespräche zur späteren Auswertung aufzeichnen möchten, können Sie Evernote verwenden, um Ihr Gedächtnis zu verschieben. Im Wesentlichen ist Evernote eine weitere Verwaltungsassistentin im Büro. Der einzige Unterschied ist, dass es kostenlos ist, wenn Sie keine vollständige Unterstützung benötigen, oder 5 USD pro Monat, wenn Sie jede Funktion nutzen möchten. Für ein Unternehmen, das sicherstellen will, dass alles gut organisiert ist, ist das nichts.

FreshBooks zur Abrechnung

Es gibt viele Abrechnungsdienste im Web, und jeder bietet seine eigene Mischung aus Benutzerfreundlichkeit und Anwendbarkeit für ein Unternehmen. Wenn Sie jedoch nach etwas Einfachem suchen, mit dem Sie Ihre Abrechnungszyklen einfach überwachen können, ist FreshBooks ein guter Ausgangspunkt.

FreshBooks vereinfacht die Verwaltung von Kunden, Projekten und vor allem Rechnungen. Das Tool generiert wiederkehrende Rechnungen und stellt Kunden automatisch in Rechnung. Besser noch, es ist relativ günstig: Sie können nichts bezahlen, wenn Sie eine grundlegende Rechnungsstellung benötigen, oder bis zu 149 US-Dollar pro Monat, wenn Sie möchten, dass mehr Mitarbeiter auf das Konto zugreifen.

Als ich mit FreshBooks angefangen habe, alle Features zu kennen, erwartete ich große Dinge mit dem Tool. Und zum Glück war ich zufrieden. Das Tool kann nicht nur aus QuickBooks- und CSV-Dateien importiert und in diese exportiert werden, sondern integriert sich automatisch in Zahlungsverarbeitungslösungen wie PayPal. Dank seines Designs können Abrechnungsaufgaben schnell und einfach erledigt werden. Tatsächlich habe ich festgestellt, dass ich Rechnungen erstellen und sie in viel kürzerer Zeit an Kunden abschicken kann, als rudimentäre Rechnungen selbst in Word zu erstellen und sie auf diese Weise an Kunden zu senden.

Wo FreshBooks wirklich glänzt, liegt im Tracking. Wenn Sie ein einfaches System für die Abrechnung verwenden, haben Sie möglicherweise Schwierigkeiten, sich daran zu erinnern, wann Sie bezahlt wurden oder ob Sie bezahlt wurden. FreshBooks beseitigt dieses Problem und bietet ein Menüfenster mit ausstehenden Zahlungen und historischen Zahlungen, damit Sie wissen, wann Geld eingeht. Wenn Sie sich Sorgen um das Aussehen Ihrer Rechnung machen, können Sie sie nach Belieben anpassen und sogar eingeben Ihr Firmenlogo.

FreshBooks ist ein großartiges Werkzeug für die Rechnungsstellung, das mir besser gefällt als die in QuickBooks integrierte Funktion. FreshBooks ist einfach, erschwinglich und vor allem nützlich.

Verfolgen Sie Mitarbeiter mit InOut Board

Möchten Sie wissen, wann Ihre Mitarbeiter ins Büro kommen? Möchten Sie wissen, wann sie nachts gehen? Wenn ja, suchen Sie nicht weiter als die Online-Version von InOut Board.

InOut Board erfasst den Status der Mitarbeiter (unabhängig davon, ob sie sich im Büro befinden oder nicht), die Anwesenheit, Kalender und sogar ihre telefonischen Nachrichten mithilfe eines kostenlosen Windows-basierten Tracking-Agenten. Das Tool umfasst außerdem eine unternehmensweite Instant Messaging-Plattform, mit der Mitarbeiter Ihres Unternehmens miteinander kommunizieren können, ohne Dienste wie AIM oder Google Talk zu nutzen.

Nach der Bereitstellung von InOut Board können Sie Mitarbeiter zum System hinzufügen und den Status verfolgen. Wenn Mitarbeiter morgens in das Büro kommen, können sie eingeben, um wie viel Uhr sie gekommen sind, und sie können das System mithilfe von InOut Board ständig auf dem Laufenden halten. Manager können auch den Status der Mitarbeiter heimlich verfolgen, um sicherzustellen, dass sie arbeiten und nicht im Büro Dinge erledigen, die sie nicht tun sollten. Wir lieben diese Funktion nicht.

InOut Board ist ein ideales Tracking-Tool für kleine Unternehmen, da es leicht ist und die grundlegenden Informationen bereitstellt, die von Managern benötigt werden. Die Online-Version ist 30 Tage lang kostenlos. Wenn Sie sich entscheiden, sie zu verwenden, müssen Sie für 10 Benutzerlizenzen 9, 95 USD pro Monat oder für 2.000 Benutzerlizenzen bis zu 349, 95 USD pro Monat zahlen.

Derzeit zur Mitarbeiterkommunikation

Gegenwärtig ist, für den Fall, dass es keine bessere Analogie gibt, Twitter mit Gruppen für Unternehmen. Wir denken, es ist das Beste der "Arbeitsprodukte" von Twitter.

Derzeit werden Unternehmen die Tools zur Verfügung gestellt, die zum Erstellen eigener Microblogging-Netzwerke im Büro erforderlich sind, und Manager können alle Benutzer in Gruppen aufteilen. Mit anderen Worten, Unternehmen können das Management in eine Gruppe und untergeordnete Mitarbeiter in andere Gruppen einordnen, so dass Gespräche zwischen den Mitgliedern geführt werden können, ohne dass sich unerwünschte Mitarbeiter daran beteiligen müssen.

Sobald Presently im Büro eingesetzt ist, werden Mitarbeiter, die sich dafür anmelden, automatisch in die dafür vorgesehenen Gruppen verschoben. Sie können sich alle in einem öffentlichen Forum unterhalten, sich mit anderen Mitarbeitern anfreunden und genießen eine unternehmensweite Erfahrung, die mit Twitter vergleichbar ist. In meinen Tests war es einfach, Gruppen zu erstellen und sich mit anderen zu unterhalten. Die Bereitstellung könnte nicht einfacher sein: Benutzer müssen sich anmelden, dem jeweiligen Unternehmenskonto beitreten, und sie können sofort loslegen.

Im Gegensatz zu Twitter ist Presently nicht unbedingt kostenlos. Wenn Sie die einfachsten Funktionen wünschen, kostet Sie Presently keinen Cent. Wenn Sie jedoch nach erweiterten administrativen Funktionen und der Möglichkeit suchen, Presently in Ihrer lokalen Netzwerkinfrastruktur zu installieren, berechnet das Unternehmen pro Benutzer 1 USD pro Monat.

Im Schuhkarton für alle Ihre Quittungen

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Führung eines Unternehmens ist das Nachverfolgen der Quittungen. So können Sie sicher sein, dass Sie zur Steuerzeit bereit sind, genaue Retouren einzureichen. Und Shoeboxed wird Ihnen dabei helfen.

Shoeboxed ist in dieser Zusammenfassung einzigartig, da es etwas erfordert, was die anderen nicht tun: eine Offline-Aktion. Um den Dienst nutzen zu können, müssen Sie per Post verschickte Quittungen oder Visitenkarten per Post an das Unternehmen senden. Sobald das Unternehmen Ihre Quittungen erhalten hat, scannt es diese in Ihr Konto und stellt sie online zur Verfügung, damit Sie sie nicht aus den Augen verlieren. Es ist eine nette Idee, die Sie nicht übersehen sollten, wenn Sie sich nicht erinnern können, wo Sie jede Quittung ablegen.

Aber es wird besser. In den letzten Wochen hat Shoeboxed Geschäfte mit Unternehmen wie Evernote, FreshBooks und anderen abgeschlossen, mit denen Sie Ihre beiden Konten verknüpfen und Ihre Quittungen direkt an die oben genannten Dienste senden können. Ich habe über Shoeboxed ein paar Quittungen an FreshBooks geschickt und erkannte, dass dies in Bezug auf die Buchhaltung eine ideale Möglichkeit für die Überwachung meines Betriebs darstellt.

Wie die anderen bietet Shoeboxed eine kostenlose Version, wenn Sie weniger Funktionen und Anzeigen wünschen, aber das ist nicht wirklich die beste Option. Das Unternehmen bietet außerdem Lite-, Classic- und Business-Versionen an, die für 9, 95 USD, 19, 95 USD bzw. 49, 95 USD erhältlich sind. Beide bieten die gleichen Funktionen wie oben, unterscheiden sich jedoch in Abhängigkeit von der Anzahl der vom Unternehmen gescannten Quittungen. Ich verwende die 19, 95-Dollar-Version, da diese für mich am nützlichsten ist. Wenn Sie ein großes Unternehmen haben, sollten Sie die 49, 95-Dollar-Version in Betracht ziehen.