9 versteckte Funktionen von Google Drive

Ich benutze Google Drive jeden Tag. Ich benutze es für die Arbeit. Ich habe diesen Blogeintrag tatsächlich in Google Docs geschrieben. Ich benutze es zu Hause, egal ob ich Sheets benutze, um den Sommerplan für meine Kinder festzulegen oder meine ständig wachsenden Rezepteordner zu erweitern - es macht es einfach, Favoriten mit Freunden zu teilen oder auf benötigte Zutaten zuzugreifen, wenn ich m im Lebensmittelgeschäft. Ich kann mir mein digitales Leben vor Google Drive kaum vorstellen.

Ich habe Drive lange genug benutzt, um auf dem Weg ein paar versteckte Juwelen entdeckt zu haben, die den Cloud-Service von Google zu einem noch besseren Tool machen. Hier sind neun Funktionen, die ich verwenden kann und die Ihnen auch helfen könnten.

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Kick Fotos aus der letzten Ansicht

Ich wende mich an die neueste Ansicht von Google Drive, um die Dokumente zu finden, an denen ich diese Woche oder diesen Monat arbeite. Oder, bevor ich Google Photos zum Sichern von Fotos auf meinem iPhone verwendet habe. Jetzt verstopfen meine letzten Ansichten durch Fotos und machen sie weitgehend unbrauchbar. Ich wünschte, Google würde mir eine Option zum Ausschließen von Fotos aus meiner Liste der zuletzt verwendeten Dateien geben. Bis dahin können Sie diese Problemumgehung verwenden.

Geben Sie im Suchfeld -jpg ein, und alle Ihre Fotos werden ausgefiltert, sodass Sie die Dateien durchsuchen können, die Sie kürzlich erstellt oder bearbeitet haben. Sie können diese Problemumgehung in Google Drive im Web und in der mobilen App verwenden.

Aktivieren Sie den Schnellzugriff

Diese neue Funktion fügt einen Ausschnitt aus Miniaturansichten über der Ansicht "Mein Laufwerk" hinzu, sodass Sie schnell auf kürzlich geänderte Dateien zugreifen können. (Und glücklicherweise enthält es keine Fotos wie in der letzten Ansicht.) In den Drive-Einstellungen finden Sie eine Zeile für den Schnellzugriff . Klicken Sie einfach in das Kästchen für Relevante Dateien, wenn Sie sie benötigen, und aktualisieren Sie die Seite.

Filtern Sie Ihre Suchanfragen

Das hier versteckt sich vor Augen. Im Suchfeld oben in Google Drive befindet sich am rechten Rand eine Schaltfläche mit dem Pfeil nach unten. Klicken Sie darauf und Sie erhalten ein Feld mit Suchoptionen, um Ihre Suchergebnisse zu filtern. Wenn Sie Google Drive jahrelang verwendet haben und eine große Bibliothek von Dateien gesammelt haben, sind diese Suchoptionen äußerst nützlich, um Ihre Ergebnisse einzugrenzen. Sie können nach Dateityp, Änderungsdatum und Besitzer filtern. Bei freigegebenen Dokumenten können Sie nach Personen filtern, mit denen Sie eine Datei geteilt haben. Damit Sie jemanden nicht hängen lassen, können Sie auch nach Dateien filtern, denen ein Aktionselement zugewiesen ist oder in einer Datei Vorschläge enthalten.

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Senden Sie Links zu Dateien anstelle von Anhängen

Am unteren Rand des Google Mail-Erstellungsfensters befindet sich ein kleines Laufwerksymbol. Sie können damit Dateien anhängen, die Sie in Drive gespeichert haben, oder einfach einen Link senden. Bei Google Drive-Formaten (Docs, Sheets, Slides usw.) können Sie nur einen Link zur Datei senden. Für andere Dateitypen - PDFs, Word-Dokumente, Bilder - haben Sie die Möglichkeit, sie als Anhang oder als Drive-Link zu senden, sodass Sie Dateien freigeben können, die die 25-MB-Größe von Gmail für Anhänge überschreiten.

Schnell klar formatieren

Sie haben einige Optionen zum Löschen der Formatierung für Text, den Sie in Docs einfügen. Sie können den Text hervorheben und in der Symbolleiste oben normalen Text auswählen. Oder gehen Sie zu Format> Formatierung löschen . (Für letzteres können Sie die Tastenkombination Strg- \ oder Befehls- \ für Mac verwenden.) Sie können den Vorgang zum Entfernen des Formats vermeiden, indem Sie beim Einfügen von Text die Umschalttaste gedrückt halten. Ja, Strg-Umschalttaste-V fügt ohne Formatierung ein.

One-Tap-Telefon-Backup

Möchten Sie die wichtigen Daten Ihres Telefons auf Drive sichern? Sie können! Und mit einem einzigen Tastendruck. Gehen Sie in der mobilen App zu Einstellungen> Sichern und wählen Sie aus, was Sie sichern möchten - Kontakte, Kalenderereignisse oder Fotos und Videos (oder alle drei). Tippen Sie einfach auf die Schaltfläche " Backup starten", um zu starten . Es wird wahrscheinlich eine Weile dauern, daher möchten Sie den Prozess über Nacht starten. Ihr Telefon muss angeschlossen und mit dem WLAN verbunden sein.

Ordner auf PC oder Mac sichern

Mit der Sicherungs- und Synchronisierungs-App von Google können Sie den Inhalt Ihres Mac oder PC oder nur ausgewählte Ordner sichern. Sie können auch den anderen Weg wählen und die auf Google Drive gespeicherten Dateien mit Ihrem Computer synchronisieren, um den Offline-Zugriff zu erleichtern. In der Anleitung zum Sichern und Synchronisieren von Google finden Sie Anweisungen zum Starten und Sichern Ihrer Dateien.

Kommentar direkt zu Microsoft Office-Dateien

Anfang des Jahres hat Google die Möglichkeit hinzugefügt, Microsoft Office-Dateien zu kommentieren, sodass Sie keine Word-Dokumente konvertieren müssen, z. B. in Google Doc., Um diese zu kommentieren oder eine Chrome-Erweiterung zu verwenden. Jetzt können Sie ein Word-Dokument, eine Excel-Datei, eine PowerPoint-Präsentation und dergleichen öffnen und Ihre Kommentare direkt der Datei hinzufügen. Ihre Kommentare werden angezeigt, ob Ihre Mitarbeiter die Datei in Google Drive oder in der entsprechenden Microsoft-App öffnen. Um einen Kommentar hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Kommentar hinzufügen. Sie sieht aus wie eine quadratische Sprechblase mit einem Pluszeichen. Warum kommen wir und Google und Microsoft nicht gut miteinander aus, wenn es um das Kommentieren von Dateien geht?

Offline-Zugriff einrichten

Müssen Sie während Ihrer Fahrt oder zu anderen Zeiten arbeiten, wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind? Kein Problem. Mit Google Drive können Sie auf Ihre Dateien zugreifen, wenn Sie offline sind. Anschließend werden Ihre Änderungen synchronisiert, wenn Sie wieder online sind. Sie müssen jedoch zunächst zwei Schritte ausführen, um den Offline-Zugriff einzurichten:

Installieren Sie die Google Docs Offline-Erweiterung.
Melden Sie sich bei Google Drive an, klicken Sie auf die Zahnradschaltfläche, um die Einstellungen zu öffnen. Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Offline im Bereich Synchronisieren von Google Text-, Blatt-, Folien- und Zeichnungsdateien mit diesem Computer, damit Sie offline bearbeiten können .