Sie wissen nie, wann Sie eine Outlook-Nachricht benötigen, die vor langer Zeit archiviert wurde. In einem Kommentar zu einem früheren Beitrag über das Verschieben von Outlook-E-Mails in lokale Ordner fragte Cliff Brandt, wie eine Datei aus dem Archiv in einen seiner Haupt-Outlook-Ordner verschoben werden kann.

Dies ist ein Kinderspiel, aber denken Sie daran, ein Archiv verlagert nur Outlook-Daten eines bestimmten Alters und soll Ihre Outlook.pst-Datei vor allem in einer überschaubaren Größe halten. Bei einer Sicherung werden alle Ihre Outlook-Daten kopiert, und Sie können alle Ihre Nachrichten, Kontakte, Aufgaben und Kalendereinträge wiederherstellen.

Die beste Möglichkeit zum Sichern von Outlook ist die Verwendung des kostenlosen Personal Folders-Backups von Microsoft, das in den Versionen für Outlook 2007, 2003 und 2002 verfügbar ist. Die Website "Hilfe und Anleitungen" von Microsoft enthält Anweisungen zum Sichern von Outlook 2003. Weitere Informationen zum Sichern und Wiederherstellen PST-Dateien sind auf der Microsoft Support-Site verfügbar.

Erstellen Sie ein Outlook-Archiv

Klicken Sie in Outlook 2007 auf Datei> Archiv, wählen Sie den Ordner aus, den Sie archivieren möchten, und wählen Sie im Dropdown-Menü neben "Archivelemente älter als" ein Datum aus. Wenn Sie das Archiv an einem anderen Ort als dem Standardordner von Outlook speichern möchten, klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie den gewünschten Speicherort aus. Wenn Sie Ihre Archivoptionen ausgewählt haben, klicken Sie auf OK.

Anweisungen zum Erstellen eines Archivs in Outlook 2003 finden Sie auf der Microsoft Office Online-Site.

Um ein Archiv in Outlook 2007 zu öffnen, klicken Sie auf Datei> Öffnen> Outlook-Datendatei, wählen Sie die zuvor erstellte Archivdatei aus und klicken Sie auf OK.

Die Datei wird im linken Bereich von Outlook angezeigt. Wählen Sie den Ordner mit der Nachricht, die Sie abrufen möchten, und ziehen Sie die Datei aus dem rechten Bereich in den Ordner Ihrer Wahl im linken Bereich.

Um die AutoArchivierungsfunktion von Outlook 2007 zu aktivieren oder zu deaktivieren, klicken Sie auf Extras> Optionen> Andere, wählen Sie die Schaltfläche AutoArchivierung und aktivieren oder deaktivieren Sie die Option "AutoArchivierung alle ausführen". Im Dialogfeld AutoArchivierung können Sie auswählen, wie oft archiviert werden soll, das Alter der archivierten Einträge sowie Name und Speicherort der Archivdatei. Stellen Sie sicher, dass "Archivordner in Ordnerliste anzeigen" aktiviert ist, bevor Sie auf OK klicken.

Die Microsoft Office Online-Site listet die Schritte für die automatische Archivierung von Ordnern in Outlook 2003 auf.