Während große Speicherkapazitäten von E-Mail-Providern heutzutage das Problem der Speicherverwaltung weniger wichtig machen, kann es vorkommen, dass Personen immer noch an Speichergrenzen stoßen oder Tausende von Nachrichten löschen müssen, die ihre Posteingänge überladen. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn der Speicherplan eines Benutzers auf ein geringeres Niveau geändert wird, wie dies bei Apples grundlegendem iCloud-Speicherplan für Benutzer der Fall ist, die von MobileMe gewechselt sind.

Wenn Sie E-Mail-Nachrichten löschen müssen, um Speicherplatz in Ihrem Posteingang freizugeben, können Sie dies manuell tun, indem Sie zunächst in Mail auf die Spalte Größe klicken, um Ihre Nachrichten nach Größe (einschließlich Anhängen) zu sortieren, und anschließend schrittweise löschen oder verschieben an ein lokales Postfach, um Speicherplatz in Ihrem Konto freizugeben.

Der zweite Ansatz besteht darin, Ihre Nachrichten zu archivieren und sie anschließend aus Ihrem Posteingang zu löschen. Dies kann durch Klicken mit der rechten Maustaste auf das Postfach und Auswählen von "Postfach exportieren" und Löschen Ihrer alten Nachrichten nach dem Speichern des Postfachs erfolgen. Alternativ können Sie Ihre Nachrichten archivieren, indem Sie eine oder mehrere auswählen (oder klicken Sie auf eine Nachricht in der Liste und drücken Sie die Tastenkombination "Befehl-A", um alle Nachrichten auszuwählen). Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahl, und wählen Sie im Kontextmenü die Option Archivieren aus Sie sollten sie komprimieren und in ein Archivpostfach auf Ihrem Mac verschieben.

Der letzte Ansatz ist das manuelle Archivieren Ihrer Nachrichten mithilfe einer E-Mail-Regel, mit der alte Nachrichten in ein lokales Postfach verschoben werden. Dabei werden die Nachrichten aus Ihrem Online-Konto entfernt und lokal auf Ihrem Mac gespeichert. Diese Vorgehensweise ähnelt der Archivierung, mit der Ausnahme, dass Sie die Nachrichtentypen anpassen können, um sie zu archivieren und wo sie gespeichert werden sollen, anstatt ein bestimmtes Archivpostfach zu verwenden. Erstellen Sie dazu zunächst ein neues Postfach (nennen Sie es "Alte Mail", "Archiv" oder ähnliches), und stellen Sie sicher, dass es am Speicherort auf meinem Mac erstellt wird. Gehen Sie dann zu den Voreinstellungen von Mail und erstellen Sie eine neue Regel (nennen Sie sie "Alte Elemente" oder ähnliches). Ändern Sie dann die Bedingung in "Wenn alle der folgenden Bedingungen erfüllt sind" und legen Sie die Bedingungen für Ihre archivierten Nachrichten fest.

Sie können zwar beliebige Bedingungen auswählen, die Ihren Anforderungen entsprechen, aber eine gut funktionierende Einrichtung besteht darin, Nachrichten zu archivieren, die älter als eine Woche oder einen Monat sind. Wählen Sie dazu Every Message als einen Bedingungseintrag aus, und wählen Sie dann als zweite Bedingung Eingangsdatum aus, und stellen Sie diese auf einen bestimmten Zeitraum ein (dh älter als 30 Tage). Wählen Sie anschließend im Abschnitt Aktionen die Option Nachricht verschieben und wählen Sie das neu erstellte Postfach auf Ihrem Mac aus, zu dem sie verschoben werden sollen.

Wenn Sie fertig sind, speichern Sie die Regel, indem Sie auf OK klicken. Sie können jetzt jede Auswahl von E-Mail-Nachrichten archivieren, indem Sie die Regel darauf ausführen. Der einzige Nachteil bei diesem Ansatz ist, dass Regeln nur für neue Nachrichten automatisch ausgeführt werden. Damit diese Regel auch für vorhandene Nachrichten verwendet werden kann, müssen Sie sie manuell für eine Auswahl von Nachrichten aufrufen. Wählen Sie dazu für alle Nachrichten in einem Postfach ein Postfach aus, und drücken Sie die Tastenkombination "Befehl-A", um alle darin enthaltenen Nachrichten auszuwählen. Wählen Sie anschließend im Menü "Nachrichten" die Option "Regeln anwenden" (oder drücken Sie "Wahl-Befehl-L") und alle älteren Nachrichten Der angegebene Zeitraum der Regel sollte aus dem aktuellen Postfach in das angegebene Archivpostfach verschoben werden.