Das Unternehmen, für das ich arbeite, stützt sich auf Microsoft Word-Vorlagen, um alle Arten von Dokumenten zu erstellen, von einseitigen Briefen bis hin zu Berichten mit mehreren hundert Seiten. Mithilfe der Vorlagen können wir sicherstellen, dass alle Dokumente, die wir an Kunden und Partner senden, ein ähnliches Erscheinungsbild aufweisen.

Eine der am häufigsten verwendeten Vorlagen in unserer Sammlung ist ein mehrseitiger Brief, der das Datum oben auf der ersten Seite direkt unter dem Firmenlogo sowie in der Kopfzeile nachfolgender Seiten anzeigt. Leider werden die Briefe normalerweise mehrere Tage vor dem Versand zusammengestellt, und das Versanddatum verschiebt sich häufig. Darüber hinaus werden die Briefe manchmal an anderen Terminen als dem offiziellen "gesendeten" Datum gesendet. Deshalb können wir den Buchstaben kein Feld hinzufügen, das das aktuelle Datum anzeigt.

Während Autoren normalerweise daran denken, das Datum auf der ersten Seite des Briefs zu ändern, vergessen sie fast immer, das Datum in der Kopfzeile der folgenden Seiten zu ändern. Die Lösung bestand darin, der ersten Seite des Briefes, den die Autoren zur Eingabe des Sendedatums des Briefes verwenden, ein Textformularfeld hinzuzufügen und dann einen Querverweis auf das Textfeld in der Kopfzeile der nachfolgenden Seiten zu setzen.

Word-Formularfelder erleichtern das Wiederholen von Text

Es ist in der Regel einfacher, Text einmal einzugeben und ihn an anderen Stellen in Word 2003-Dokumenten zu wiederholen, als dies in Word 2007 und 2010 der Fall ist. Dies liegt daran, dass Microsoft den Zugriff auf die Schaltfläche für das Textformularfeld in den neueren Versionen erschwert hat des Wortes. Alles im Namen der Ergonomie, da bin ich mir sicher.

Öffnen Sie in Word 2003 die Vorlage, der Sie den sich wiederholenden Text hinzufügen möchten. Stellen Sie sicher, dass die Forms-Symbolleiste sichtbar ist, indem Sie auf Ansicht> Symbolleisten> Formulare klicken. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der der sich wiederholende Text erscheinen soll, und wählen Sie die Schaltfläche für das Textformularfeld in der Formsymbolleiste. (Es ist die Schaltfläche "ab" ganz links in der Symbolleiste.)

Ein graues Kästchen erscheint mit fünf kleinen Kreisen nebeneinander. Klicken Sie in das Feld, um einen kurzen beschreibenden Text wie "Sendedatum eingeben" hinzuzufügen. Doppelklicken Sie auf das Feld, um das Dialogfeld Optionen für Textformularfelder zu öffnen. Die Personen, die die Vorlage verwenden, geben den Text, den sie wiederholen möchten, in das Feld "Standardtext" ein. Lassen Sie dieses Feld zunächst leer, geben Sie jedoch im Textfeld links unten im Dialogfeld eine beschreibende kurze Zeichenfolge ein (Leerzeichen oder Satzzeichen sind nicht zulässig). Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen und zur Vorlage zurückzukehren.

Damit der Text, den die Autoren in das Textformularfeld eingeben, an einer anderen Stelle im Dokument angezeigt wird, fügen Sie einen Querverweis in das Feld ein, wo der wiederholte Text angezeigt werden soll. Wie ich oben erklärt habe, muss das Unternehmen, für das ich arbeite, das Datum, das die Autoren auf der ersten Seite eingeben, in der Kopfzeile der zweiten und aller folgenden Seiten des Dokuments anzeigen.

Der erste Schritt beim Hinzufügen eines solchen Querverweises besteht im Erstellen eines Abschnittswechsels, um zu verhindern, dass die Kopfzeileninformationen auf der ersten Seite des Dokuments angezeigt werden. Platzieren Sie den Cursor am Ende der ersten Seite, klicken Sie auf Einfügen> Umbruch und wählen Sie Nächste Seite unter Abschnittswechsel. Doppelklicken Sie in der Kopfzeile der zweiten Seite und deaktivieren Sie die Option Link zu Vorheriger. Das gleiche wie das vorherige Tag wird ausgeblendet.

Klicken Sie anschließend in die Kopfzeile, wo der sich wiederholende Text angezeigt werden soll, und wählen Sie Einfügen> Referenz> Querverweis. Wählen Sie im Dialogfeld "Querverweis" im Dropdown-Menü "Referenztyp" die Option "Lesezeichen" und wählen Sie das soeben erstellte Lesezeichen aus der Liste der Lesezeichen aus, die am unteren Rand des Fensters angezeigt wird.

Wenn Sie die Vorlage zum Erstellen eines Dokuments verwenden, werden alle Textautoren, die in das Textformularfeld auf der ersten Seite eingegeben werden, in der Kopfzeile der zweiten und der folgenden Seiten (oder wo auch immer Sie den Querverweis platzieren) angezeigt. Autoren doppelklicken Sie einfach auf das Textfeld, um das Dialogfeld Textformularfeldoptionen zu öffnen. Geben Sie den Text, den Sie wiederholen möchten, in das Feld "Standardtext" ein und klicken Sie auf OK.

Nach dem Speichern und erneuten Öffnen des Dokuments wird dieser Text sowie alle mit einem Lesezeichen versehenen Positionen im Dokument angezeigt. Um zu sehen, wie der Text sofort aussieht, verwenden Sie die Option Druckvorschau, ohne die Datei tatsächlich zu drucken.

Das automatische Wiederholen von Text ist in Word 2007 und 2010 schwieriger

Ich habe absolut erwartet, dass das Hinzufügen solcher Querverweise in den neueren Versionen von Word einfacher ist, aber dazu sind in Word 2007 und 2010 tatsächlich mehrere Schritte erforderlich. Zuerst müssen Sie sicherstellen, dass das Entwickler-Menüband sichtbar ist. Es ist standardmäßig ausgeblendet. Um es wieder einzublenden, klicken Sie auf Datei> Optionen> Multifunktionsleiste anpassen und aktivieren Sie unter Hauptregisterkarten auf der rechten Seite des Fensters Word-Optionen die Option Entwickler.

Wenn das Entwickler-Menüband aktiviert ist, wählen Sie es aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Legacy Tools im Abschnitt Controls des Menübands. Wählen Sie im angezeigten Dropdown-Feld das Symbol Text Form Field ganz links in der oberen Zeile aus. Ab diesem Punkt sind die Schritte zum Hinzufügen des mit Text versehenen Textfelds und Querverweisen nahezu identisch mit den oben für Word 2003 beschriebenen.

Beachten Sie, dass das Textfeld und die Querverweise in der Word 2007- und 2010-Vorlage anders aussehen als in der Word 2003-Vorlage. Sie erstellen außerdem einen Abschnittsumbruch in den zwei neueren Versionen von Word (um zu verhindern, dass der wiederholte Text in der Kopfzeile der ersten Seite des Dokuments angezeigt wird), indem Sie auf die Multifunktionsleiste Seitenlayout klicken, Pausen wählen und unter Abschnittspausen Nächste Seite auswählen.