Technologie lenkt ab, daran besteht kein Zweifel. Anstatt zuzulassen, dass elektronische Geräte Ihre Aufmerksamkeit von den wichtigsten Aktivitäten Ihres Arbeitstages ablenken, können Sie sie verwenden, um Ihren Fokus zu schärfen.

Viele Zeitverwaltungsmethoden erfordern ein mehrtägiges Symposium. Eine einfache Alternative ist die Pomodoro-Technik von Francesco Cirillo, die nach dem 25-minütigen Küchentimer in Form einer Tomate benannt wurde, mit der Cirillo sich während seines College-Studiums in Rom konzentrierte.

In 25 Minuten können Sie die meisten Informationen über den unkomplizierten Pomodoro-Ansatz für das Zeitmanagement lernen. Das kostenlose E-Book Pomodoro Technique (PDF-Download) dauert ungefähr so ​​lange, bis es gelesen wird.

Kurz gesagt, Sie listen alle Aktivitäten des Tages auf und bestimmen die Anzahl der "Pomodoros" oder 25-Minuten-Zeitblöcke, die Sie für jeden einzelnen verbringen werden. Sie können die Länge Ihres Pomodoros einstellen, aber 25 Minuten, gefolgt von einer fünfminütigen Pause, scheint für viele Menschen zu funktionieren. Nach vier Pomodoros machen Sie eine längere Pause.

Während Sie arbeiten, verfolgen Sie die Anzahl der Pomodoros, die für die Ausführung einer Aufgabe tatsächlich erforderlich sind. Am Ende des Tages vergleichen Sie Ihre Schätzung mit den tatsächlichen Ergebnissen für jede Aufgabe. Verwenden Sie diese Informationen, um Ihre zukünftigen Schätzungen zu verbessern.

Die sprechende Tomate verfolgt Ihren Arbeitstag

Für die Pomodoro-Technik wurden mehrere Programme geschrieben. Ich entschied mich für den kostenlosen Pomodoro Timer, ein Open-Source-Programm, das ein Tomatensymbol im Benachrichtigungsbereich von Windows platziert. Das Dienstprogramm ist auch für Mac und Linux verfügbar.

Pomodoro Timer enthält keine Dokumentationen oder Hilfeinformationen, Sie müssen sie also mitnehmen oder verlassen. Klicken Sie nach der Installation des Programms mit der rechten Maustaste auf das Tomatensymbol im Infobereich und wählen Sie Pomodoro starten. Sie werden aufgefordert, dem Pomodoro einen Namen zu geben. Klicken Sie auf OK, um die Uhr zu starten.

Wählen Sie Einstellungen im Rechtsklick-Menü, um das Dialogfeld zu öffnen, in dem Optionen zum Ändern der Dauer jedes Pomodoro, zum Anpassen der Warnungen und Soundeffekte des Programms angezeigt werden (Sie sollten "Ticking Sound" sicher deaktivieren), benennen und verfolgen Pomodoros

Während der Arbeit zählt die im aktuellen Pomodoro verbleibende Zeit in schwarzen Zahlen im Benachrichtigungsbereich ab. Aktivieren Sie "Zeitzähler anzeigen" im Einstellungsdialogfeld, um die verbleibende Zeit in einem kleinen Popup unter der schwarzen Ahnungsnummer anzuzeigen.

Umgang mit dem Erzfeind des Zeitmanagements: Unterbrechungen

Natürlich sind Arbeitstage oft unvorhersehbar. Unterbrechungen sind manchmal intern, z. B. der Drang, Ihre E-Mails abzurufen, und manchmal externe, z. B. ein klingelndes Telefon oder ein spontanes Treffen mit Ihrem Chef. Wenn Sie unterbrochen werden, pausieren Sie den Pomodoro, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Countdown klicken und Pomodoro unterbrechen. Wenn die Unterbrechung zu einer Aufgabe wird, notieren Sie sie zusammen mit den anderen Pomodoros des Tages.

In Ihrem Pomodoro-Protokoll protokollieren Sie, wie dringend und wie wichtig jede Unterbrechung ist. Wenn dies nicht der Fall war, versuchen Sie, sie in der Zukunft aufzuschieben, bis Sie die Aufgabe erledigt haben. Das Ziel besteht darin, Ihre Fähigkeit zu verbessern, die Zeit vorhersagen zu können, die für verschiedene Aufgaben erforderlich ist.

Wenn Sie bereit sind, Ihre Arbeit wieder aufzunehmen, wählen Sie im Kontextmenü die Option Resume Pomodoro aus.

Das E-Book empfiehlt, Pomodoros für jeden Tag auf Papier zu planen und Ihren Arbeitsfortschritt und Unterbrechungen aufzuzeichnen. Natürlich können Sie eine Kalkulationstabelle, einen Datenbankeintrag oder eine Textdatei ebenso verwenden, um Ihre Arbeitsaktivität zu verfolgen. Ich habe den Standard-Texteditor meines PCs verwendet, um mein Pomodoro-Protokoll zu erstellen (klingt wie etwas, das Sie auf einer Party neben dem Avocado-Dip sehen würden).

Um Statistiken zu Ihrem früheren Pomodoros anzuzeigen, wählen Sie im Rechtsklick-Menü Statistik. Die Pomodoros werden nach Name, Enddatum und Dauer sowie Informationen zu Unterbrechungen aufgelistet. Sie können die Einträge nach jeder Spalte sortieren. Sie können die Informationen jedoch nicht exportieren, außer, dass Sie jeden Eintrag einzeln kopieren und einfügen.

Ich habe ein paar Tage damit verbracht, Pomodoros aufzunehmen und zu analysieren. Der Prozess störte an meinem Arbeitstag nicht. Da die meisten Benutzer ihre Arbeitszeit auf der Grundlage von halbstündigen Segmenten planen, war die Prognose der Zeit für jede Aufgabe intuitiv. Ich habe Pomodoros nur aufgenommen, wenn ich an meinem Schreibtisch und normalerweise am Computer war. Andere Personen verwenden sie, um Meetings und viele geschäftliche Telefonate zu planen.

Halbstundenschritte waren für mich zu kurz. Ich habe das Intervall auf 1 Stunde und die Pausenzeit auf 10 Minuten erhöht. Ich war nach 25 Minuten direkt an den Pausenerinnerungen vorbei geflogen, aber normalerweise war ich nach etwa einer Stunde fester Arbeit für eine kurze Verschnaufpause bereit.

Ich arbeite von zu Hause aus. Ein unerwarteter Vorteil der Aufzeichnung meiner Unterbrechungen war die Entscheidung, den Klingelton im Festnetz während des Arbeitstages stummzuschalten. Ich verlasse mich bei der Arbeit auf mein Handy. Daher war fast jeder Anruf von 9 bis 5 auf dem Festnetz ein Robo-Call-Marketing-Pitch oder eine Terminerinnerung. (Unsere Hausnummer ist auf jeder Nicht-Anrufliste eingetragen, aber die unerwünschten Marketing-Stellplätze bleiben bestehen.)

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Pomodoros regelmäßig planen und aufzeichnen oder dies nur für kurze Zeit tun, Sie werden wahrscheinlich viel besser verstehen, wie Sie Ihren Arbeitstag tatsächlich damit verbringen. Die Informationen verbessern Ihre Planung und zeigen möglicherweise auf, wie Sie Unterbrechungen minimieren und andere Arbeitszeitsenken vermeiden können.