Durch die zunehmende Verflechtung der Technologie mit allen Aspekten des Geschäfts kann CNET @ Work Ihnen dabei helfen, vom Unternehmen bis hin zu kleinen Unternehmen mit weniger als fünf Mitarbeitern.

Für Todd Spodek war die Entscheidung, seine Kanzlei in New York mit Google-Softwareanwendungen auszustatten, ein einziges Bedürfnis: die Zusammenarbeit.

"Wir haben uns für Google entschieden, weil es an der Spitze der Cloud-basierten Tools stand", sagte Spodek, der Leiter der Spodek Law Group PC. "Wir haben drei Niederlassungen. Daher ist das Synchronisieren von Informationen von zentraler Bedeutung, da wir alles aus der Ferne erledigen können.

"Es ist wirklich ein straffer Prozess und alles ist einfach zu handhaben", fügte er hinzu.

G Suite, als Google Apps for Work im letzten Jahr umbenannt wurde, wurde für das Internet entwickelt - keine Überraschung, da Googles Post-PC-Tradition nicht ausreicht. Dieser Ansatz hat seine Anwendungen informiert, die in der Cloud funktionieren. Das bedeutet auch, dass Ihr Unternehmen niemals Daten oder Dokumente verliert, da alle Änderungen an Google-Dokumenten automatisch gespeichert und in einer Google Cloud gesichert werden. Ihr Team benötigt lediglich einen Webbrowser auf einem Computer oder mobilen Gerät mit Internetzugang.

Beachten Sie bei einer Migration von Microsoft, dass es möglicherweise eine Weile dauert, bis Sie Ihren Workflow von MS Office auf Google Apps umstellen. Es kann auch einige Zeit und einige Ermutigungen erfordern, um einige Benutzer davon zu überzeugen, die Ordnerstruktur in Google Mail zu akzeptieren, im Gegensatz zu dem, was sie mit Outlook gewohnt sind.

Ist die G Suite für alle da?

Bedürfnisse und Prioritäten sind jedoch nicht einheitlich. Schauen wir uns einige Bereiche an, in denen G Suite für Ihr kleines Unternehmen möglicherweise nicht geeignet ist.

Während Google die Funktionslücke im Vergleich zu früheren Jahren verringert hat, sind die Dokumentations- und Diashow-Optionen von G Suite nach wie vor eingeschränkter als Microsoft Word und PowerPoint. Wenn Sie also das Bedürfnis nach jeder möglichen Funktion haben, ist Office die bessere Wahl.

Da sich mit G Suite alles in der Cloud befindet, werden Ihre Mitarbeiter vorübergehend unterbrochen, wenn ihre Internetverbindung unterbrochen wird oder Google ausfällt.

Google hat Anfang dieses Jahres angekündigt, die E-Mails von Personen, die ihre kostenlose Gmail-E-Mail zur Personalisierung verwenden, nicht mehr zu scannen. Das Unternehmen hat die Geschäftskonten der G Suite von der Anzeigenpersonalisierung befreit. Trotzdem haben einige Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes, ob jemand E-Mails liest. Am Ende stellt sich die Frage, wie paranoid du bist.

Wahrscheinlich das Richtige für dich

Aber das sind kleinere Probleme. Inzwischen ist das Unternehmen dabei, bis Ende des Jahres 10 neue Funktionen in die Suite aufzunehmen. Wenn Sie ein Startup-Unternehmen oder ein kleines Unternehmen sind, werfen wir einen genaueren Blick darauf, warum G Suite für Ihre Anforderungen geeignet ist.

Preis

Der Preis ist attraktiv. Die G Suite wird in verschiedenen Stufen und Versionen angeboten. Ein monatliches Abonnement für professionelle Büro- und Geschäftsversionen liegt zwischen 5 und 10 USD pro Benutzer. Im Gegensatz dazu variieren die monatlichen Kosten für die Business-Versionen von Microsoft Office 365 für die Premium-Edition zwischen 8, 25 und 15 USD pro Benutzer.

Vertrautheit

Dank des Markenstatus von Google sind viele Ihrer Mitarbeiter wahrscheinlich bereits mit Google Mail sowie den anderen G Suite-Produkten vertraut - und Google Docs, Sheets und Calendar haben nur minimale Lernkurven. Sie müssen sich also keine Sorgen um die Schulung von Mitarbeitern oder die Investition in interne Support-Mitarbeiter machen.

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Einfachheit

Ein einziges Login garantiert den Zugriff auf die gesamte Apps-Suite, und Benutzer in derselben Arbeitsgruppe können Informationen automatisch freigeben. Dies macht es für Mitarbeiter von Mitarbeitern - oder sogar von Ihren Kunden - bequem, in Echtzeit an digitalen Dateien zu arbeiten.

Die E-Mail-Organisation bietet einen großen Vorteil: Anstatt die Festplatte Ihres Computers mit Gigabytes an E-Mails zu verstopfen, können Sie Nachrichten einfach in der Cloud archivieren und müssen sich keine Gedanken darüber machen, ob sie mit einem anderen Gerät synchronisiert werden.

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Bequemlichkeit

Cloud-basiert bedeutet Komfort. Mitarbeiter können von jedem Gerät aus auf ihre Informationen zugreifen. Und wenn sie sich irgendwo außerhalb der Reichweite befinden und keine Internetverbindung finden können, können sie trotzdem offline auf ihre Dokumente zugreifen. Administratoren können den Offlinezugriff auch mithilfe von Geräterichtlinien steuern.

Die Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit Google ist im Allgemeinen viel einfacher. Es ist nicht mehr nötig, einen USB-Stick mit sich zu führen, um zwischen einem Bürodesktop und Ihrem Laptop zu synchronisieren, falls Sie remote arbeiten müssen.

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Kompatibilität

G Suite vereinfacht die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und die Bearbeitung von Gruppen. Anstatt ein Word-Dokument herumzureichen und zu versuchen, Änderungen nachzuverfolgen, können mehrere Editoren gleichzeitig an derselben Google Doc-Datei arbeiten. Aufgrund der Beliebtheit von Microsoft Office kann es einige Fehler beim Wechseln geben. Mit der G Suite können Benutzer Office-Dateien bearbeiten, ohne dass sie Office-Software benötigen. Nachdem Sie Änderungen an einer Datei vorgenommen haben, können Benutzer Datei> Herunterladen als im Menü auswählen, um alle Bearbeitungsdokumente wieder im Office-Format zu speichern. Google bietet auch eine Erweiterung an, mit der Benutzer Office-Dateien bearbeiten können, ohne sie in das Google-Format konvertieren zu müssen.

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Sicherheit

Wenn Ihr Unternehmen auf Android angewiesen ist (was, wie wir uns erinnern, die weltweit beliebteste Telefonplattform ist) oder auf Google Chromebooks, bietet die G Suite eine nahtlose Verbindung zu diesen Hardwaresystemen. Wenn Sie Mitarbeiter mit firmeneigenen Android-Telefonen versorgen, stellt G Suite Sicherheits- und Verwaltungstools bereit, mit denen das Gerät remote zurückgesetzt und die Verwendung durch Dritte bei Diebstahl oder Verlust verhindert werden kann.

Siehe auch: Google fügt Sicherheitskontrollen für Unternehmen der G Suite hinzu

Es gibt sicherlich mehr Funktionen in Word, Excel, PowerPoint und anderen Microsoft-Angeboten. Abgesehen von der seltenen Gelegenheit, wie oft werden Sie es wirklich vermissen, keinen Zugriff mehr auf diese Funktionen zu haben? Die meisten Benutzer verwenden ohnehin nur einen Bruchteil der Glocken, die Microsoft in seine Apps steckt.