10 Regeln für das Schreiben von E-Mails, die immer eine Antwort erhalten

Dies ist Teil der CNET-Reihe #adulting, die Ihnen hilft, herauszufinden, wie Sie jetzt leben, arbeiten und spielen, wenn Sie erwachsen sind.

Wenn Sie 2017 einen Job haben oder zur Schule gehen oder einfach durchatmen, verlassen Sie sich wahrscheinlich auf E-Mails, um die Dinge zu erledigen. Und während Sie wahrscheinlich für einen Großteil Ihres Lebens E-Mails geschrieben haben, ist das Versenden von Kollegen und Vorgesetzten anders als das Senden Ihrer Mutter oder Ihres Bestie.

Ich schreibe seit ungefähr 10 Jahren professionell E-Mails für Kunden. Hier sind meine besten Tipps, damit Sie Ihre E-Mails jedes Mal öffnen, lesen und beantworten können.

1. Verschwenden Sie nicht die Betreffzeile

Die Betreffzeile ist Ihre erste (und manchmal letzte) Chance, jemanden dazu zu bringen, Ihre E-Mail zu öffnen. Lügen Sie nicht mit einer Betreffzeile, die nur "Hi!" Das sagt dem Leser nichts. Wenn sie Sie nicht persönlich kennen, gehen sie einfach davon aus, dass Ihre E-Mail Spam ist, und löscht sie.

Die beste Betreffzeile fasst zusammen, worum es in Ihrer E-Mail geht. Hier einige gute Beispiele:

Frage zum Dienstagstreffen
Brauchen Sie Hilfe bei der neuen Software
Kennst du Jim Smith?
Nützliches Feedback zur New Yorker Konferenz

Denken Sie daran, dass die Betreffzeilen abgeschnitten werden, insbesondere auf mobilen Geräten. Halten Sie es kurz, interessant und auf den Punkt.

2. Fügen Sie ein Gefühl der Dringlichkeit hinzu (... wenn es dringend ist)

Ein weiterer Tipp für das Öffnen ist, wenn es darum geht, der Betreffzeile Dringlichkeit zu verleihen - wenn und nur dann, wenn sie dringend ist. Die Verwendung von Feststelltaste eignet sich gut dafür, aber sparsam verwenden. Hier sind einige Beispiele:

Ich brauche Ihre Tabelle so schnell wie möglich
URGENT: Hast du schon gewählt?
ATTN: Brauchen Sie Hilfe im Besprechungsraum
RSVP: Brauchen Sie Ihre Antwort per EOD
ZEIT: Bis 18:00 Uhr anmelden

Das oben genannte ist nur nützlich, wenn Sie die E-Mail wirklich dringend lesen und beantworten müssen. Bei Überbeanspruchung verlieren diese Prepends schnell ihren Unentschieden.

3. Seien Sie lässig und verwenden Sie Namen

Wenn Sie jemandem eine E-Mail senden, der Sie nicht kennt, öffnen Sie immer den Namen der Person. Dadurch fühlen sich E-Mails weniger spammig und persönlicher an. Eine zufällige E-Mail kann beginnen: "Hallo Anna!" Wenn die E-Mail formeller ist, gehen Sie zu "Hallo Anna Jones" oder "Sehr geehrte Frau Jones".

Selbst wenn eine E-Mail normalerweise formell ist, können Sie mit einer unerwartet zufälligen Taktik mehr Glück haben. Diese Art von E-Mail wirkt persönlich und zwanglos, aber nicht invasiv. Wenn Sie "Hallo" sagen, wenn Sie den Vornamen verwenden und etwas Persönliches und Spezifisches für den Empfänger angeben, kann die E-Mail an diesen zufälligen Ort weitergeleitet werden, ohne dabei zu überschreiten. Einige Dinge, die Sie sagen können, sind:

Es war großartig, Sie letzte Woche zu treffen
Liebte deinen Tweet / Facebook Post / etc. über [hier das Leerzeichen ausfüllen]
Ihr Vortrag auf der Konferenz [Füllen Sie das Leerzeichen aus] war besonders hilfreich für mich, da [das Leerzeichen ausfüllen]

Durch diese zwanglose Vorgehensweise kann sich der Empfänger entspannter und aufgeschlossener fühlen. Ich benutze den kausalen Ansatz in 90 Prozent der Fälle und es funktioniert. Ich spreche Formalitäten für Regierungsbeamte und CEOs großer Konzerne.

Selbst in formelleren E-Mails kann der Leser, der mit einem Kompliment oder einer positiven persönlichen Erfahrung beginnt, sofort in Ihre E-Mail investieren und ist bereit, zu antworten. Halte es kurz.

4. Komm zum Punkt

Überlegen Sie, wie Sie Ihren Posteingang prüfen und priorisieren. Es besteht die Möglichkeit, dass Sie viele E-Mails überfliegen, um herauszufinden, was sofort reagiert werden muss und was sich verzögern kann. Verschwenden Sie also keine Zeit mit Präambeln. Gehen Sie sofort zum Punkt und fügen Sie anschließend weitere Erklärungs- oder Nebeninformationen hinzu. Niemand hat Zeit, eine E-Mail durchzugehen, um herauszufinden, was zum Teufel Sie wollen.

Gegebenenfalls kann eine Liste mit Aufzählungszeichen dem Leser helfen, schnell zu verstehen, was Sie benötigen.

5. Halte es kurz

Auch wenn Sie gleich zum Punkt kommen, streifen Sie danach nicht weiter. Geben Sie nur die wichtigsten Informationen an und beenden Sie die Eingabe. Ernst. Ein langer Textblock lässt Ihre Empfänger nur seufzen und beschließen, dass sie später zurückkommen und Ihre E-Mail lesen, wenn sie mehr Zeit haben. Weißt du was? Ihre E-Mail wird schnell vergessen und Sie werden sich nie wieder bei Ihnen melden.

6. Fügen Sie einen Handlungsaufruf hinzu

Wenn Sie möchten, dass ein Empfänger handelt, sagen Sie es. Geben Sie ihnen Anweisungen, was genau Sie benötigen, beispielsweise eine Antwort auf eine bestimmte Uhrzeit und ein bestimmtes Datum. Dies wird im professionellen E-Mail-Schreibbetrieb als Call-to-Action (CTA) bezeichnet.

7. Mach es einfach

Stellen Sie sicher, dass es für Ihren Empfänger so einfach wie möglich ist, das zu tun, was Sie möchten. Fügen Sie einen Link hinzu, auf den Sie klicken, eine Telefonnummer, die Sie anrufen können, oder ein Dokument, das Sie lesen können, wenn Sie mehr als nur eine Antwort per E-Mail benötigen.

8. Fügen Sie eine Frist hinzu

Vergessen Sie nicht, ein Gefühl der Dringlichkeit hinzuzufügen, indem Sie dem Empfänger eine Frist für seine Aktion geben, wenn Sie können. Auch Manieren sind ein Muss, um zu verhindern, dass Ihr Handlungsbedarf sich verlangsamt. Sagen Sie bitte und danke, um Ihre Anfrage zu mildern.

Hier sind einige Beispiele:

Kannst du mir eine Antwort per EOD schicken? Vielen Dank!
Können Sie sich bitte mit diesem Link bis zum Mittag anmelden?
Bitte rufen Sie mich bis 9 Uhr an. Meine Handynummer ist 000-0000.
Bitte kommen Sie mit dem Rest des Teams zu unserer Slack-Gruppe: abc123.slack Passwort: 1234

Abhängig von der Dringlichkeit Ihrer Anfrage kann es auch hilfreich sein, den Empfänger aufzufordern, zu antworten, auch wenn die Frist nicht funktioniert. Auf diese Weise können Sie einen Dialog führen, der das Ablegen verhindert.

9. Vergiss deinen Namen nicht

Beenden Sie die E-Mail mit einem Dankeschön und Ihrem Namen. Nehmen Sie nicht einfach an, dass sie wissen, von wem die E-Mail stammt. Achten Sie darauf, dass Sie die automatische Signatur Ihres E-Mail-Kontos mit Ihrem vollständigen Namen, Ihrem Beruf oder Ihrer Position und Ihren Kontaktinformationen bearbeiten, damit dieses in jeder E-Mail automatisch ausgefüllt wird.

10. Weitermachen

Scheuen Sie sich nicht, nach Ablauf Ihrer Frist eine E-Mail an den Empfänger zu senden, um die Antwort zu überprüfen. Manchmal wollen die Leute dir antworten, aber sie vergessen es einfach.

Hier sind ein paar Folgezeilen, die Sie stehlen können:

Hallo (Name), ich habe gemerkt, dass du nicht zu mir (Thema) zurückgekehrt bist. Kannst du bis zu (Zeit) zu mir zurückkommen? Vielen Dank!
Hallo (Name), haben Sie meine E-Mail zu (Thema) gesehen? Wenn ich nach (Zeit) eine Antwort bekommen könnte, wäre das fantastisch. Vielen Dank!

Wenn Sie die Kunst einer effektiven E-Mail kennen, können Sie auffallen. Verwenden Sie diese Elemente und Sie erhalten Ergebnisse. Wer weiß? Ihre versierten E-Mail-Fähigkeiten können Sie sogar bei der Arbeit nach oben bringen.