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Während jedes kleine Unternehmen anders ist, gibt es eine Reihe von Anwendungen, die fast jedes kleine Unternehmen benötigt.

Diese Anwendungen sind in der Regel in Office-Suites zusammengefasst und bestehen aus E-Mail, Kalender, Textverarbeitung und Tabellenkalkulation. Sie verfügen manchmal über andere Tools wie einen Präsentationsmanager, einen Datenbank- oder Formularmanager und vieles mehr. Eine solche Office-Suite ist Microsoft Office, die jetzt hauptsächlich als Office 365 verkauft wird. Eine andere ist die G Suite von Google.

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Der Office-Suite-Markt wurde seit Jahren von Microsoft in Form der Microsoft Office-Suite von Produkten dominiert. Bevor wir eine mobile und weborientierte Welt wurden, mussten die Leute die Apps auf ihren einzelnen Computern installieren, entweder durch Einlegen einer CD-ROM (zurück in den Tag), einer DVD (zurück in den Tag) oder durch Herunterladen und einen Installer starten.

Zweifellos waren die Office-Anwendungen von Microsoft Office zwar leistungsstark und fähig, doch für viele Benutzer waren sie zu übertrieben, überraschend komplex und eine ständige Herausforderung für Wartung und Lizenzverwaltung.

Microsoft Office ist immer noch da. Tatsächlich ist es eines der erfolgreichsten Produkte in der Geschichte. Es wurde 1990 als Bundle eingeführt, seine Kernanwendungen wie Word und Excel wurden jedoch vor 35 Jahren im Jahr 1983 eingeführt.

Warum spreche ich von Office, wenn dies ein Artikel der G Suite ist? Büro ist der 800-Pfund-Gorilla in diesem Raum. Um zu verstehen, wo sich die G Suite für Ihr Unternehmen eignet, ist es hilfreich, eine Perspektive für Office zu haben.

Die meisten kleinen Unternehmen entscheiden sich in der Regel für Office 365 oder G Suite. Ich benutze beides, weil sie beide günstig genug für kleine Unternehmen sind. Ich habe verschiedene Kundenprojekte, die unterschiedliche Tools benötigen, und ich habe Lieblingsfunktionen, die ich von beiden Produkten verwende.

Ich gebe regelmäßig große Präsentationen, oft mit 60-70 Folien oder mehr, und ich mache diese in der Desktop-Version von PowerPoint. Die von uns verwendete Webcast-Software nimmt nur PowerPoint-Folien auf, und ich habe 20 Jahre Muskelgedächtnis.

Ich benutze aber auch G Suite.

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G Suite verfügt über die Standard-Office-Apps

Ich verwende Google Mail als primäres Kommunikationsmittel und lebe ständig darin. Im Jahr 2014 habe ich von Desktop Outlook zu Gmail gewechselt und den Umzug noch nicht bereut.

Für mich ist der Kern von G Suite Gmail. Die drei größten Vorteile sind, dass es überall verfügbar ist, ich muss mich nicht darum kümmern, wo sich meine E-Mail-Datei befindet (was in den Tagen von Outlook ein Problem war) und die Suchbarkeit ist hervorragend.

Ich habe 18 GB an E-Mails, die bis 1997 zurückreichen. Als ich zu Gmail wechselte, habe ich alle meine Outlook-Nachrichten in meinen Gmail-Mail-Store verschoben. Obwohl ich erst seit 2014 bei Gmail bin, kann ich meine gesamte Mail-Historie abrufen, die 21 Jahre zurückliegt, in etwa einer Sekunde.

Da ich weiß, dass einige von Ihnen fragen werden, habe ich einen Dienst namens YippieMove (ernsthaft, so heißt sie) benützt. Es dauerte etwa eine Woche, aber alle meine Nachrichten wurden perfekt von meinem Office 365-Konto an Google Mail übertragen.

Neben Gmail sind dies die Standard-Apps, die mit G Suite geliefert werden:

• Kalender: Da Kalender mehrere Kalender so gut verwaltet, ist dies mein zentrales Werkzeug zum Sperren von Zeit für Projekte

• Docs: G Suite Textverarbeitung

• Blätter: eine Tabelle

• Folien: ein grundlegendes Präsentationspaket

• Keep: ein tolles, kleines Notizwerkzeug

• Sites: ein Website-Generator

• Formulare: Ein Werkzeug zum Erstellen schneller, aber überraschend mächtiger Formen

• Hangouts: Ein Chat-Tool wie Slack

• Hangouts Meet: Videokonferenzen für Hangouts

Um ehrlich zu sein, sind diese Kern-Business-Apps der G Suite "gut genug". Für die meisten Benutzer sind für die meisten Anwendungen Dokumente, Tabellen und der Rest großartig.

Das heißt, wenn Sie ein Anwender einer leistungsstarken Kalkulationstabelle sind, der mathematische Modellierungen auf hohem Niveau durchführt, möchten Sie wahrscheinlich Desktop-Excel. Wenn Sie ein Buch schreiben, das mit einem Produktionssystem zusammenarbeiten muss, möchten Sie möglicherweise Microsoft Word oder ein herkömmliches Desktop-Publishing-Paket. Wie bereits erwähnt, produziere ich riesige Präsentationen, daher ist die Desktopversion von Microsoft PowerPoint der einzige Weg für mich.

Die überwiegende Mehrheit der Benutzer ist jedoch keine Power-User mit sehr spezifischen, tiefgehenden Anforderungen.

Die Einfachheit der G Suite hat eine starke Anziehungskraft. Nick Leffler, Inhaber des in Kalifornien ansässigen Unternehmens Exprance, einer digitalen Marketingfirma, sagte zu mir: "Ich benutze G Suite seit vielen Jahren und war bei jedem Schritt des Weges großartig. Statt nutzlose Funktionen einzubauen, die die Dinge komplizierter machen ( wie Office 365) ist es sauber und einfach. "

Nick entschied sich für G Suite, weil "es für die meisten Leute ein vertrautes Terrain ist, so dass kein Lernen erforderlich ist, es bleibt einfach aus dem Weg und macht die Arbeit erledigt."

Warum zahlen Sie für G Suite, wenn Google Apps kostenlos sind?

Die meisten Leute wissen, dass Google Mail und die verschiedenen Google-Apps wie Docs und Sheets kostenlos verfügbar sind. Warum sollte dann jemand in Form von G Suite dafür bezahlen?

Die G Suite bietet eine Vielzahl von geschäftsorientierten Funktionen und Funktionen. Ich werde mich später mit den meisten dieser Funktionen noch eingehender beschäftigen. Nachfolgend finden Sie eine kurze Zusammenfassung, warum Sie ein G-Suite-Abonnement kaufen möchten, anstatt die Konsumentenversionen von Google zu verwenden:

• G Suite bietet Benutzerverwaltungs- und Verwaltungsfunktionen für mehrere Benutzer.

• G Suite fügt einige sehr interessante Funktionen für die sichere und private Zusammenarbeit hinzu.

• Mit der G Suite können Sie Ihren Speicher erheblich steigern.

• Die G Suite bietet verschiedene Ebenen der Prüfung und des Business eDiscovery.

• Mit der G Suite können Sie Ihre eigene E-Mail-Domäne verwenden.

• In der G Suite können Sie eine Nummer wählen und eine tatsächliche, nützliche, menschliche Unterstützungsperson erhalten.

Einige davon sind unglaublich nützlich. Ich persönlich schätze den zusätzlichen Speicher, die personalisierte E-Mail-Domäne und den Support. Welche Funktionen für Ihr Unternehmen von Nutzen sind, hängt davon ab, was Sie benötigen.

Ich habe ein Ping durch Social Media gemacht und ein paar Leute gefragt, wie sie die G Suite nutzen. Samantha Avneri ist Marketing Director bei Regpack, einem Unternehmen für Online-Registrierungssoftware mit weniger als 30 Mitarbeitern.

Sie erzählte mir: "Wir setzen in unserem Unternehmen umfangreiche G Suite-Tools ein, um die Aufgaben zu erledigen und die Dokumente für die Zusammenarbeit an einem Ort aufzubewahren, leicht bearbeitbar und leicht zu finden und zu finden." Sie erzählte mir weiter: "Docs ist für meine Content-Marketing-Projekte von unschätzbarem Wert. Mit Sheets kann ich Berichte, Budgets und vieles mehr hochladen, bearbeiten und teilen."

Anita Williams Weinberg ist Principal und Creative Director bei VerbStudios, einer Kreativagentur in Seattle. Anita sagte zu mir: "Mein Team verwendet ausgiebig G Suite-Produkte, da wir sehr viel mit Startups zusammenarbeiten. Viele sind Bootstrapping-Unternehmen, AI- oder IoT-Unternehmen, daher ist die Google-Lösung für sie wirklich sehr kostengünstig."

Apropos kostengünstig. Sprechen wir über die Preise.

G Suite Preise sind klar und verständlich

Die Preise für Office 365 können verwirrend sein - verwirrend auf Microsoft-Ebene. Es gibt so viele verschiedene Office-Abonnements - abhängig davon, ob Sie eine Einzelperson oder ein kleines Unternehmen, ein Unternehmen sind oder über eine Windows-Lizenzierung oder einen Azure-Plan für Unternehmen verfügen -, dass es fast unmöglich ist, alle Optionen in einem einzigen Dokument zu beschreiben Artikel.

Im Gegensatz dazu hat G Suite drei Pläne: Basic, Business und Enterprise. Hier eine kurze Zusammenfassung:

• Die Grundgebühr beträgt 5 USD / Monat pro Benutzer. Sie erhalten alle Apps mit 30 GB Speicherplatz pro Benutzer.

• Das Geschäft kostet $ 10 / Monat pro Benutzer. Sie erhalten 1 TB Speicherplatz pro Benutzer. Wenn Sie fünf oder mehr Benutzer haben, erhalten Sie tatsächlich unbegrenzten Speicherplatz. Ich werde weiter unten mehr darüber sprechen. Es fügt auch eine eDiscovery-Funktion hinzu.

• Das Unternehmen kostet pro Benutzer $ 25 / Monat. Unternehmenspläne beinhalten alles im Geschäftsplan sowie eine Vielzahl von Verwaltungs- und Management-Tools auf Unternehmensebene.

Das ist eines der Dinge, die ich an G Suite wirklich mag. Es ist klar und verständlich.

G Suite ist online und erfordert keine Installation

Office 365 ist ein interessantes Produkt, weil es ein Hybrid ist. Wenn Sie ein Office-Abonnement kaufen, erhalten Sie Zugriff auf die herunterladbaren Vollversionen der Office-Kernanwendungen (welche Apps Sie von dem Abonnement abhängig erhalten) sowie eingeschränktere Versionen der Apps für Mobile und Web.

G-Suite nennen wir Geeks SaaS-App für Software as a Service. Sie abonnieren G Suite, anstatt sie zu kaufen. Im Gegensatz zu der installierbaren Software der alten Schule wie den Office-Kernanwendungen installieren Sie die G Suite nicht auf Ihrem Computer. Stattdessen melden Sie sich einfach bei Ihrem G Suite-Konto an (ähnlich wie Sie sich bei Gmail anmelden würden).

Es gibt einige mobile Apps, die Sie auf Ihrem Telefon installieren können, und es gibt einen Offline-Modus, sodass Sie an Projekten in G Suite arbeiten können, ohne mit dem Internet verbunden zu sein. Das ist hilfreich, wenn Sie reisen. Obwohl ich persönlich meine Internetverbindung verliere, sitze ich einfach da und wimmere erbärmlich, bis die Bits wieder fließen.

Candy Bellau ist der Eigentümer von Kramerica Business Solutions LLC, einem Anbieter von Buchhaltungs- und Geschäftsdienstleistungen in Metairie, Louisiana, etwas außerhalb von New Orleans. Sie sagte zu mir: "Ich liebe G Suite, alles ist miteinander verbunden, E-Mail, Kalender, Fotos, Laufwerk, Betttücher. Es ist alles vorhanden. Ich kann von meinem Laptop, Telefon oder jedem Computer aus auf alles zugreifen, was ich brauche. Alles, was ich tun muss ist Login. Für mein Geschäft und mein Leben macht es die Sache so viel einfacher. "

G Suite Gmail, Kalender und Ihre eigene E-Mail-Domain

Einer der Vorteile der G Suite ist, dass Sie Ihre eigene Domäne als Mail-Server einrichten können. Das bedeutet, dass Sie E-Mail-Adressen mit eindeutigen Adressen als [email protected] haben können. Stattdessen können Sie E-Mails erhalten und als Ihre [email protected] senden.

Mit Consumer Gmail können Sie jetzt auch E-Mails von einer personalisierten Domäne empfangen und senden. Der Unterschied ist, dass Sie dazu (insbesondere zum Senden) einen anderen E-Mail-Server benötigen, der diese Domäne hostet. Die G Suite übernimmt das Hosting der Domain, wodurch die Komplikationen enorm reduziert werden.

Ich bin absolut auf Google Calendar angewiesen, um alle meine Projekte und Termine zu verwalten. Ich schreibe diesen Artikel gerade in Google Text & Tabellen (obwohl ich auch Word verwende - es hängt hauptsächlich davon ab, was für meine Kunden am besten funktioniert). Ich verwende Hangouts für die Kommunikation mit meinen Arbeitsteams. Ich habe Terabytes an Daten in Google Drive gesichert.

Die G Suite bietet eine sehr einfache Zusammenarbeit

Zur G Suite gehört auch Google+, das soziale Netzwerk von Google. Was Google+ im Zusammenhang mit G Suite interessant macht, ist, dass Sie Ihr eigenes privates, sicheres soziales Unternehmensnetzwerk erstellen können. Auch wenn Google+ als Konkurrent bei Facebook möglicherweise nicht wesentlich an Zugkraft gewonnen hat, kann sich die Nutzung der Funktionen von Google+ in Ihrem eigenen Unternehmen privat als sehr hilfreich erweisen.

Ich benutze nicht viel Google+, aber ich nutze die App-basierte Zusammenarbeit der G Suite. Einfach ausgedrückt, Sie können eine Tabelle oder ein Textverarbeitungsdokument auf Ihrem Bildschirm öffnen und mit so vielen Mitgliedern Ihres Teams teilen, wie Sie möchten. Jeder kann es bearbeiten und Änderungen werden während der Eingabe angezeigt.

Meine Teams verwenden diese Funktion häufig für Telefongespräche und halten manchmal zwei oder drei Dokumente gleichzeitig auf dem Bildschirm. Teammitglieder können eigene Notizen hinzufügen, Tabellenzellen bearbeiten oder Text bearbeiten. Ich schreibe oft direkt während des Anrufs Schlagzeilen und zeige dann darauf, und die Kunden können live Änderungen vornehmen. Es ist eine enorme Zeitersparnis.

Shawn Breyer leitet Breyer Home Buyers aus Atlanta, einen Hauskaufservice. Schauen Sie sich ihre Webseite an, denn sie haben ein interessantes Geschäftsmodell auf dem Heimatmarkt. Shawn sagte mir: "Wir können unsere Produktion mit den kollaborativen Funktionen von G Suite beschleunigen. Ich kann fünf Leute gleichzeitig an derselben Google Sheets-Datei arbeiten lassen."

Um ehrlich zu sein, ermöglichen die Online-Versionen der Kernanwendungen von Microsoft nun auch eine hervorragende Zusammenarbeit, was jedoch die Zusammenarbeit der G Suite nicht beeinträchtigt. Ich finde, G Suite ist viel einfacher einzurichten, zugänglich zu machen und sich einzurichten.

Google-Apps sind auch viel häufiger für die Zusammenarbeit. In den Hunderten (wenn nicht sogar Tausenden) Telefonkonferenzen, an denen wir Live-Dokumente ausgetauscht haben, glaube ich, dass wir die Office 365-Online-Apps nur dann verwendet haben, als der Kunde Microsoft war.

Google Drive speichert alle Ihre Dokumente in der Cloud

Google Drive ist ein direkter Konkurrent von Dropbox, OneDrive, Box und anderen ähnlichen Diensten von Microsoft.

Wie bei den anderen G Suite-Apps gibt es eine private und individuelle Version von Google Drive und eine, die in G Suite integriert ist. Im Gegensatz zu den anderen Google Apps für Endverbraucher müssen Nutzer für Google Drive bezahlen, und die einzelnen Versionen können weitaus teurer sein als ein G Suite-Abonnement.

Sehen wir uns zuerst die Consumer-Version an. Seit heute (die Preise für Storage-Services ändern sich stark, daher könnte sich dies beim Lesen ändern), erhalten die Verbraucher 15 GB Speicherplatz frei. Wenn Sie Google Mail für Verbraucher verwenden, werden alle Ihre Nachrichten in diesem Speicher gespeichert, genau wie alle Dateien aus Ihren Apps. Google erlaubt auch kostenlosen Foto-Speicher, da die Consumer-Version von Google Drive viele Android-Handys unterstützt.

Nach diesen 15 GB kostet der Speicher (wiederum in der Nicht-G-Suite-Version von Google Drive) den folgenden Preis:

• Bis zu 100 GB: 1, 99 US-Dollar / Monat

• Bis zu 1 TB: 9, 99 USD / Monat

• Bis zu 10 TB: 99, 99 $ / Monat

• Bis zu 20 TB: 199, 99 $ / Monat

• Bis zu 30 TB: 299, 99 $ / Monat

Wie Sie sehen, summiert sich das.

Wenn Sie diese Preise mit denen in G Suite vergleichen, wird dies ein wenig gedanklich sein, aber arbeiten Sie kurz mit mir zusammen. Für G Suite gibt es zwei Preismodelle für Google: A Speicherplatz pro Nutzer und völlig unbegrenzter Speicherplatz.

Die günstigen G-Suite-Sitze verfügen über einen Benutzerspeicher. Der Basisplan bietet 30 GB Cloud-Speicher (zusammen mit allen anderen oben beschriebenen G Suite-Funktionen) für 5 US-Dollar / Monat. Wenn Sie nur Speicherplatz wollten, ist die 1, 99 USD / Monat-Consumer-Version mit 100 GB deutlich günstiger.

Es ist der Businessplan, bei dem die Dinge interessant werden. Wenn Sie weniger als fünf Benutzer in Ihrem Business-Plan haben, zahlen Sie 10 USD / Monat pro Benutzer und erhalten 1 TB Speicherplatz pro Benutzer. Das ist im Wesentlichen dasselbe wie der Verbraucherservice.

Wenn Sie jedoch fünf oder mehr Benutzer haben (im Business- oder Enterprise-Plan), steht Ihnen auf einmal unbegrenzter Speicherplatz zur Verfügung. Das ist groß.

Früher hatten viele Cloud-Storage-Unternehmen unbegrenzten Speicherplatz, aber nach und nach haben sie diese Angebote zurückgezogen. Das einzige Unternehmen, das ich gefunden habe und das unbegrenzten Speicherplatz zu einem Preis bietet, den kleine Unternehmen aufnehmen können, ist Google.

Ich habe ungefähr 13 TB auf meinem Google Drive in der Cloud. Ich hätte mehr, aber seit ich auf Google Drive umgestiegen bin, ist die Uploadgeschwindigkeit von Comcast so langsam, dass ich nur 13 TB da oben habe. Ich habe noch viel zu tun. Ich verwende Google Drive als Cloud-Backup-Service und bewahre Live-Kopien aller meiner Dokumente auf. (Mehr dazu in Kürze.)

Wenn ich versuchen würde, diese 13 TB mithilfe des Consumer-Preismodell für Google Drive zu speichern, würde ich fast zweihundert Dollar pro Monat bezahlen, und der gesamte Speicher wäre nur an mein Konto gebunden. Mein kleines Geschäft umfasst meine Frau, und sie könnte diesen Speicherplatz nicht einfach teilen.

Andererseits habe ich im Google G Suite Business-Plan ein Abonnement für fünf Nutzer erworben. Jeder Benutzer kostet $ 10 / Monat. Daher bezahle ich fünfzig Dollar pro Monat für unbegrenzte Speicherung, nicht zweihundert Dollar pro Monat für die Speicherung mit einer Kapazität von 20 TB.

Es ist ein bisschen komisch, weil ich nur zwei tatsächliche Benutzer habe, aber durch die Zahlung des Betrags von 50 US-Dollar pro Monat werden die umfangreichen Speicherressourcen von Google vollständig geöffnet. Ich weiß auch, dass ich problemlos bis zu drei zusätzliche Arbeiter zu Projekten hinzufügen kann, ohne meine monatlichen G-Suite-Ausgaben zu erhöhen.

Wenn Sie keine Terabytes speichern oder sichern müssen, benötigen Sie diesen Dienst möglicherweise nicht. Denken Sie jedoch daran, dass Projekte wie 4K-Videoproduktionen sehr schnell Speicherplatz beanspruchen. Für mich ist dies ein wesentlicher Bestandteil meiner Speicherarchitektur.

Meine einzige Befürchtung (und dies ist eine vernünftige Befürchtung angesichts der Geschichte von Google, in der Produkte getötet werden) ist, dass Google eines Tages seine unbegrenzte Speicherrichtlinie wie Amazon ändern wird. Meine einzige wirkliche Quelle der Hoffnung hier ist, dass Google anstelle von 60 USD pro Jahr, was Amazon berechnet hat, ein Minimum von 50 USD pro Monat verlangt. Da die Speicherkosten immer weiter sinken (insbesondere für Google, das Speicherplatz in großen Brocken in Planetengröße kauft), reicht dies möglicherweise aus, um das Programm am Laufen zu halten.

Volltextsuche (auch in Bildern)

Ich beende meine Übersicht über die G Suite mit einer meiner Lieblingsfunktionen. Nun, da ich die meisten meiner Dokumente und Dateien in der Cloud in Google Drive gespeichert habe, habe ich Zugriff auf die legendäre Suche von Google nach meinen Dokumenten.

Das ist groß, weil Google Drive nicht nur Text in Textdokumenten durchsucht. Es handelt sich um OCRs. Wenn Sie also ein Foto von einem Schild aufgenommen haben und nur Pixel enthalten, werden diese von Google Drive gefunden.

Zwischen Google Mail für alle meine E-Mails seit 1997 und Google Drive (das alle meine Dokumente enthält, die nicht von der Regierung und nicht für FERPA eingeschränkt sind), kann ich nach fast allem suchen, was ich jemals geschrieben, heruntergeladen, gescannt oder fotografiert habe - in allen meinen Dokumenten Dokumente des Unternehmens.

Eine Anmerkung dazu: Die Google Drive-Suche der G Suite berücksichtigt die Zugriffsrechte. Da ich in meiner kleinen Firma der Hauptbenutzer bin, habe ich Zugriff auf alles in meinen Dateien. Andere Mitarbeiter oder Partner können jedoch nur durch die umfangreichen Verwaltungs- und Zugriffskontrollen von G Suite erkennen, was sich für sie öffnet.

Solltest du G Suite bekommen?

Wie bei fast jedem Kauf hängt die Entscheidung, dass Sie kaufen sollten, immer an Ihren individuellen Bedürfnissen. Allerdings ist die Preisgestaltung für die G Suite für beinahe jedes kleine Unternehmen erschwinglich und die Vorteile sind beträchtlich.

Befürchte ich, dass Google alles sehen kann, was ich mache? Ja. Bis zu einem Punkt. Da jedoch fast alle Organisationen, mit denen ich zusammenarbeite (einschließlich Regierungsbehörden), auch die Produkte und Dienstleistungen von Google verwenden, gehe ich davon aus, dass Google meine Sachen auf die eine oder andere Weise sehen wird. Solange Google alles unternimmt, um sich vor Verletzungen zu schützen - und sie sind besser in der Lage, als ich es je tun werde -, bin ich nicht zu besorgt, dass meine Dokumente in den Great Index In aufgenommen werden Der Himmel.