E-Mail ist die größte Steigerung der Büroproduktivität seit der Erfindung des Telefons. E-Mail ist die größte Arbeitszeitverschwendung seit der Erfindung der Kaffeemaschine.

In letzter Zeit habe ich mich auf den letzten Vorschlag gelehnt. Ich berechne, dass nur jede fünfte der Nachrichten, die durch den Spamfilter von Google Mail in meinen Posteingang gelangen, die Zeit wert ist, um sie zu öffnen und zu lesen.

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Dies schließt nicht den Spam ein, den Gmail automatisch identifiziert und blockiert. In den letzten Jahren ist dieser Anteil von mehr als 90 Prozent aller gesendeten Nachrichten auf etwas über 70 Prozent gesunken, so Symantec.

Das ist immer noch eine Menge Müll, der die Net-o-Sphäre verstopft und unsere Arbeitstage unnötig verlängert. So verbringen Sie mehr Zeit mit dem E-Mail-Konto und verbringen weniger Zeit mit dem Wrestling.

Einfache Voice-to-E-Mail-Transkriptionen über Google Voice

Die zwei naheliegendsten Alternativen zu E-Mails sind das alte, zuverlässige Telefon und die nicht-alte, nicht-verlässliche Sofortnachricht. Telefonanrufe und Chat-Nachrichten stellen nicht den semi-permanenten Datensatz bereit, den E-Mail-Threads bieten, obwohl die meisten führenden Chat-Dienste und Chat-Aggregatoren wie der kostenlose Open-Source-Chatclient Adium es Ihnen ermöglichen, ein Protokoll Ihrer Chats zu führen.

Mit Facebook-Nachrichten und Google Chat können Sie den Nachrichtenverlauf anzeigen (und löschen). Twitter Direct Message speichert derzeit die letzten 100 Nachrichten, die über diesen Dienst gesendet und empfangen wurden, gemäß der Twitter-Hilfe.

Mit der Dragon Dictation-App von Nuance für iPhone, iPad und iPod Touch können Sie eine Sprachnachricht aufnehmen und in einen Text konvertieren, den Sie per E-Mail senden können. (Ähnliche Produkte sind für Android- und BlackBerry-Telefone vom Unternehmen erhältlich.)

Sie können dieselbe Voice-to-E-Mail-Konvertierung von jedem Telefon aus durchführen, indem Sie Ihre Google Voice-Nummer anrufen. Der Dienst transkribiert automatisch Ihre Sprachnachricht und lässt Sie die Transkription dann per E-Mail versenden. Nachdem Sie die Nachricht für sich selbst hinterlassen haben, öffnen Sie Ihr Google Voice-Konto, klicken Sie unten in der Nachricht auf Mehr und wählen Sie E-Mail.

Die per E-Mail versendete Transkription enthält standardmäßig eine vordefinierte Nachricht über die Aufzeichnung und das Transkript sowie einen Link zur ursprünglichen Sprachaufnahme. Um nur die Transkription zu senden, geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein, deaktivieren Sie die Option zum Einschließen eines Links unten im Sendefenster, und wählen Sie die gespeicherte Nachricht aus, und löschen Sie sie.

Die Qualität der Transkriptions-Engine von Google Voice ist ein Kinderspiel, aber die meisten sind zumindest verständlich (wenn auch manchmal humorvoll). Während Sie eine solche Transkription nicht unbedingt an einen potenziellen Kunden oder Arbeitgeber senden möchten, eignet sich die Sprach-zu-Text-Konvertierung für die meisten alltäglichen Kommunikationen.

Kurzmitteilungsdienste sind die Anstrengung nicht wert

Je länger die E-Mail-Nachricht ist, desto unwahrscheinlicher wird der Empfänger sie lesen. Der Shortmail-Dienst begrenzt Nachrichten auf 500 Zeichen. Dies ist mehr als das Dreifache der Längenbegrenzung von Twitter, aber immer noch ziemlich spärlich, insbesondere für verbose E-Mailer wie Ihre.

Mein Rindfleisch mit dem Dienst ist nicht das Nachrichtenlängenlimit, sondern die Anforderung, dass Sie noch eine andere E-Mail-Adresse verwenden, diese mit der URL "shortmail.com". Sie können Ihren Twitter-Benutzernamen verwenden und sich mit Ihren Twitter-Anmeldeinformationen beim Dienst anmelden, wodurch Ihre Twitter-Kontakte automatisch importiert werden. Sie können Kontakte auch aus anderen Webdiensten importieren.

Eine Reihe von Diensten namens two.sentenc.es, three.sentenc.es, four.sentenc.es und five.sentenc.es verfolgt einen subtilen Ansatz, um die E-Mail-Kürze zu fördern. Die Websites fordern Sie auf, Ihre Nachrichten freiwillig auf diese Anzahl von Sätzen zu beschränken und einen Link zu den Websites einzufügen, um die Satzgrenze zu erläutern und zu verlangen, dass Ihre Empfänger die Längenbegrenzung übernehmen.

Ich bin geneigt, E-Mail-Autoren so lange weiterzumachen, solange sie wissen wollen, dass ich so viel von ihrer Nachricht lese, wie ich nützlich oder interessant finde und den Rest überspringe. Ebenso können die Personen, die ich per E-Mail versende, einige oder alle meiner Nachrichten ignorieren. Es ist nicht so, als würden wir durch das Wort aufgeladen (zumindest noch nicht).

Isolieren Sie die internen Nachrichten Ihrer Organisation

Wie bereits erwähnt, können Sie über Facebook, Twitter und andere beliebte soziale Netzwerke Nachrichten an einzelne Freunde und Anhänger senden. Ein Hauptvorteil von Social-Network-Messaging ist die Bequemlichkeit, mit jemandem Kontakt aufzunehmen, ohne sich bei einem anderen Dienst anmelden zu müssen. Wenn Sie bereits angemeldet sind, müssen Sie zwischen den Browserfenstern wechseln. Ein Hauptnachteil ist, dass Ihre Nachrichten an verschiedenen Orten gespeichert werden.

Dies ist jedoch kein so großes Problem für die Mitarbeiter einer Organisation. Ein Freund, der für einen beliebten Web-Restaurant-Reservierungsservice arbeitet, hat vor kurzem damit geprahlt, dass der Posteingang seines Firmen-E-Mail-Kontos nahezu leer ist. Das liegt daran, dass der Dienst vor kurzem für seine gesamte interne Kommunikation auf ein "soziales Unternehmensnetzwerk" umgestellt wurde.

Zwei der beliebtesten derartigen Services sind Chatter von Yammer und Salesforce.com. Beide Dienste verwenden die eigene URL der Organisation und sind in kostenlosen und kostenpflichtigen Versionen erhältlich. Beide versprechen auch, über das einfache Messaging hinauszugehen, um die kollektive Gehirnleistung Ihres Unternehmens zu erschließen.

Wie bei jedem neuen Service, der die Produktivität Ihrer Gruppe erhöht, ist der Schlüssel, die Leute dazu zu bringen, sie zu nutzen. Für viele Arbeitnehmer ist alles, was die Zeit reduziert, die sie damit verbringen, den Detritus aus ihrem Posteingang zu entfernen, einen Versuch wert.

Es scheint, als vergeht kein Tag ohne die Einführung eines neuen Weges, um Menschen - einzeln oder in Gruppen - zu erreichen, Dateien auszutauschen, Projekte zu koordinieren und in Blogs zu posten, unter anderen Aktivitäten. Es ist noch nichts passiert, was die E-Mail so macht. Eines Tages wird die E-Mail den Weg des Federkiels gehen, aber noch nicht. Bis dahin werden wir nach Möglichkeiten suchen, um sicherzustellen, dass die Technologie für uns funktioniert, nicht gegen uns.