Durchsuchbare Scanner sind in dieser Steuersaison möglicherweise Ihr bester Freund

Wenn Sie die Art von Person sind, die alle Ihre Quittungen in einen Schuhkarton steckt und diese dann sehr bedauert, wenn die Steuersaison kommt (wie ich!), Möchten Sie vielleicht einen durchsuchbaren Scanner.

Durchsuchbare Scanner sind Scanner, aber sie haben einige besondere Talente. Sie können einen ganzen Stapel von Quittungen und anderen Papieren automatisch scannen. Nach dem Scannen eines Dokuments wandeln diese Home Office-Tools die Informationen in eine durchsuchbare PDF-Datei um und legen sie in einem Computerordner ab, sodass Sie sie später leicht finden können, wenn Sie Ihre Steuern zahlen.

Merkmale, nach denen Sie suchen müssen

Es gibt viele verschiedene Marken von durchsuchbaren Scannern auf dem Markt, aber es gibt einige Funktionen, nach denen Sie suchen sollten:

Wireless ist am besten. So können Sie den Scanner überall in Ihrem Heimbüro platzieren, ohne unansehnliche Kabel zu hinterlassen.
Wählen Sie einen Bogenscanner mit automatischer Dokumentenzuführung (ADF) aus, da niemand jedes Dokument von Hand scannen möchte. Viele durchsuchbare Scanner - beispielsweise der Xerox DocuMate 3220-Bogenscanner - können automatisch bis zu 50 Dokumente einlegen und scannen.
Überprüfen Sie die Einschaltdauer. Dies ist die Anzahl der Scans, die ein Gerät an einem Tag durchführen kann. Einige Scanner haben einen Arbeitszyklus von etwa 1.000 Scans, während andere 2.500 Scans erreichen können.
Stellen Sie sicher, dass mehrere Dokumentgrößen unterstützt werden. Die Belege gibt es in allen Größen. Daher ist es wichtig, einen Scanner zu finden, der nicht nur A4-, A5-, A6-, B5-, B6-, Letter- und Legal-Papiere einzieht, sondern auch Zuführoptionen für Visitenkarten und benutzerdefinierte Formate.
Überprüfen Sie die Telefonfunktionen. Einige Scanner - wie der ScanSnap iX500 Color Duplex Scanner - können Scans drahtlos an Ihr Telefon senden.
Vergewissern Sie sich, dass der Scanner doppelseitig gescannt ist. Dies bedeutet, dass beide Seiten eines Dokuments gleichzeitig erfasst werden können. Diese Funktion spart Ihnen viel Zeit.

Was ist zu tun, wenn Sie einen normalen Scanner haben?

Wenn Sie bereits einen normalen Scanner haben und kein weiteres Gadget kaufen möchten, finden Sie hier einige gute Neuigkeiten. Sie können Ihre regulären PDF-Dokumente durchsuchbar machen, indem Sie die Einstellungen Ihres Scanners so ändern, dass Dokumente in PDF-Form gespeichert werden.

Laden Sie dann die Abonnementversion von Adobe Acrobat Reader DC herunter (15 USD, 15 USD bzw. 22 USD) und verwenden Sie die Option "Erweitern" im Menü "Extras" . Wenn Sie über eine ältere Version von Acrobat verfügen, können Sie diese Anweisungen zum Erstellen durchsuchbarer PDF-Dateien verwenden.

Update, 5. März : Dieser Artikel wurde ursprünglich am 19. Januar 2016 veröffentlicht und wurde aktualisiert.