Der gefürchtete "Reply All" -Button hat letzte Woche ein anderes Opfer angerufen, als ein Kommandeur der Los Angeles Police Department seine Beamten in einer E-Mail gebeten hatte, jemanden wegen des illegalen Verkaufs von minderjährigen Kaninchen zu verhaften, damit die Abteilung kein "blaues Auge" in den USA bekommt Medien.

Wie Ana Garcia für NBC Southern California berichtet, wusste der Kommandant nicht, dass seine Antwort an einen LAPD-Offizier auch an den Fernsehnachrichtenproduzenten gesendet wurde, der um Informationen über das Fehlen von Tierquälerei-Festnahmen bat, nachdem die Abteilung behauptet hatte, gegen sie vorgegangen zu sein Die Übung.

Im Gegensatz zu vielen Reply-All-Opfern erhielt der Kommandant die Unterstützung seines Chefs, des LAPD-Chefs Charlie Beck, der sagte, der Kommandant habe lediglich Ressourcen zugeteilt.

Nein, dies ist kein Looney Tunes-Cartoon mit Bugs Bunny als unerschrockenem Reporter und Elmer Fudd als belagerten Polizeichef. Es hört sich einfach nach einem an.

Unbeabsichtigte Antworten an alle sind leider oft nichts, worüber man lachen muss. Im vergangenen Januar berichtete Ruth Graham über den Grindstone über eine Frau, die ihren Job verloren hatte, nachdem sie sich über den Abfeuern eines unliebsamen Managers geäußert hatte. Eine Antwort, von der sie dachte, dass sie nur zu einer Handvoll Kollegen gehen würde, aber dies wurde tatsächlich an alle Mitarbeiter der Firma geschickt.

Hat eine einzelne Computerfunktion mehr Trauer verursacht als Reply All? Einige Organisationen sind so weit gegangen, die Antwortantwort- und Weiterleitungsfunktionen in ihren Mailsystemen zu deaktivieren - zumindest für ausgewählte Nachrichten.

Benutzer von Microsoft Outlook können versehentliche Antworten auf alle vermeiden, indem Sie die Schaltfläche "Alle antworten" (die in Outlook 2003 und 2007 "Antwort an alle" genannt wird) verbergen. Sie können Outlook auch so einstellen, dass die von ihnen gesendeten Nachrichten verzögert werden, um sich einige Sekunden oder Minuten Zeit zu geben, um ihre Antwortfehler zu finden.

Die effektivste Verteidigung gegen unbeabsichtigte unbeabsichtigte Antworten ist die Verwendung des kostenlosen TuneReplyAll-Add-Ons für Outlook 2010, das eine Warnung generiert, die Sie durchklicken müssen, bevor Sie allen Empfängern einer Nachricht antworten.

Vermeiden Sie versehentliche Antworten auf alle, indem Sie die Schaltfläche aus der Symbolleiste oder dem Menüband von Outlook entfernen

Der Arbeitstag ist oft eine endlose Reihe von Ablenkungen. Bei so vielen Leuten, Programmen und Aktivitäten, die um unsere Aufmerksamkeit bei der Arbeit kämpfen, ist es kein Wunder, dass wir manchmal auf die falsche Schaltfläche klicken.

Der einfachste Weg, um unbeabsichtigte Antworten auf alle zu verhindern, besteht darin, die Option "Antwort an alle" aus der Standardsymbolleiste in Outlook 2003 und 2007 und "Reply All" aus der Multifunktionsleiste in Outlook 2010 zu entfernen. In den beiden vorherigen Programmen ist dies ein Kinderspiel. Dasselbe kann nicht für das Entfernen von Reply All aus dem Outlook 2010-Menüband gesagt werden.

Drücken Sie in Outlook 2003 und 2007 die Alt-Taste, und ziehen Sie die Schaltfläche "Antwort an alle" aus der Symbolleiste oder klicken Sie auf den Abwärtspfeil ganz rechts in der Symbolleiste, wählen Sie Schaltflächen hinzufügen oder entfernen, wählen Sie "Standard" und deaktivieren Sie "Allen antworten". Beachten Sie, dass Sie die Schritte sowohl im Hauptfenster von Outlook als auch im Nachrichtenfenster von Outlook ausführen müssen.

Um das Outlook 2010-Menüband so anzupassen, dass die Schaltfläche Alle antworten von den anderen Antwortoptionen getrennt wird, führen Sie die von William Zhou auf der Office TechCenter-Site beschriebenen Schritte aus:

Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, wählen Sie Optionen und anschließend Band anpassen.

Wählen Sie im rechten Fensterbereich Antworten und klicken Sie auf Entfernen.

Klicken Sie zweimal auf Neue Gruppe. Benennen Sie die erste neue Gruppe (Benutzerdefiniert) in "Antworten (Benutzerdefiniert)" und die zweite in "Allen antworten" (Benutzerdefiniert) um.

Klicken Sie oben im linken Bereich unter "Befehle auswählen aus" auf Hauptregisterkarten.

Erweitern Sie im linken Bereich Home (Mail) und Antworten.

Wählen Sie im rechten Bereich Antworten (Benutzerdefiniert) aus.

Fügen Sie die Befehle "Antwort senden", "Antworten", "Weiterleiten", "Besprechung", "Sofortnachrichten" und "Mehr" aus dem linken Frame ein, um im rechten Bereich nacheinander zu antworten (Benutzerdefiniert).

Wählen Sie im rechten Bereich "Allen antworten (Benutzerdefiniert)".

Fügen Sie den Befehl Alle antworten zu "Allen antworten (Benutzerdefiniert)" hinzu.

Wählen Sie "Allen antworten (Benutzerdefiniert)" und verschieben Sie es mit der Nach-Unten-Taste unter "Senden / Empfangen (IMAP / POP)".

OK klicken.

Sie können die obigen Schritte ändern, um die Schaltfläche "Alle antworten" vollständig zu entfernen, indem Sie nur eine neue Gruppe mit dem Namen "Antworten" (Benutzerdefiniert) erstellen, der die Option "Alle antworten" fehlt. In allen drei Versionen von Outlook können Sie immer noch auf alle antworten, indem Sie die Tastenkombination Strg-Umschalt-R drücken oder in Outlook 2003 und 2007 auf Aktionen> Allen antworten klicken.

Im vergangenen Dezember beschrieb Rob Lightner von CNET das kostenlose NoReplyAll-Add-On von Microsoft für Outlook 2010, mit dem der Absender einer Nachricht die Funktionen "Antworten an alle" und "Weiterleiten" für die Nachricht deaktivieren kann. Wie Rob erklärt, enthält das Programm eine Funktion, mit der Sie alle Antworten für alle empfangenen Nachrichten deaktivieren können.

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Leider funktioniert das Add-On nur für Empfänger in derselben Exchange-Domäne. Ebenso funktioniert die Funktion zum Abrufen gesendeter Nachrichten von Outlook nur mit Exchange-Konten. Die Outlook-Unterstützungssite erläutert, wie der Nachrichtenabruf in Outlook 2003 funktioniert.

Mit Google Mail haben Sie eine bessere Chance, eine unbeabsichtigte Antwort an alle zu stornieren, indem Sie die Funktion "Rückgängig senden" des Diensts verwenden. Um es zu aktivieren, klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke des Hauptfensters von Google Mail, wählen Sie "Einstellungen" und aktivieren Sie unter "Allgemein" die Option "Rückgängig machen". Klicken Sie unten in den Einstellungen auf die Schaltfläche Änderungen speichern, um die Option zu aktivieren.

(Wenn die Option "Rückgängig machen" nicht angezeigt wird, klicken Sie auf die Registerkarte "Labs" und aktivieren Sie sie dort.)

Leider beträgt die maximale Annullierungsdauer nur 30 Sekunden (die anderen drei Optionen sind 5, 10 und 20 Sekunden). In vielen Fällen ist eine halbe Minute lang genug, um zu erkennen, dass Sie sich für die falsche Antwortoption entschieden haben und vermeiden müssen, dass Sie sich "splain" machen.

Stellen Sie Outlook so ein, dass alle gesendeten Nachrichten verzögert werden

Sie können eine Nachrichtenverzögerungsfunktion zu Outlook hinzufügen, indem Sie eine Regel erstellen, die E-Mails, die an bestimmte Adressen oder an alle Empfänger gesendet werden, automatisch drosselt. Im April 2008 habe ich beschrieben, wie Sie in Outlook 2003 und 2007 eine Sendeverzögerungsregel erstellen.

Der Regelerstellungsprozess ist in Outlook 2010 derselbe, obwohl die Schritte zum Öffnen des Regelassistenten unterschiedlich sind: Klicken Sie auf Datei> Info> Regeln und Warnungen verwalten, um die Regelerstellungsprozedur in diesem Programm zu starten.

Das kostenlose Programm fügt eine Warnmeldung "Antwort an alle" zu Outlook hinzu

Ein Großteil des Kummers, der durch versehentliche Antworten auf alle verursacht wurde, konnte durch ein automatisches "Wollen Sie wirklich?" Bestätigung. Ja, mir ist klar, wie ärgerlich es sein kann, solche Warnungen durchklicken zu müssen, wenn Sie es eilig haben, um das Ende Ihres Arbeitstages zu erreichen. Wenn sie mit Popup-Warnmeldungen bombardiert werden, klicken die Benutzer sie häufig durch, ohne dass sie daran denken müssen.

Aber über Ihre Arbeitsplatzsicherheit sprechen wir hier. Wenn Sie der Meinung sind, dass das Risiko besteht, dass Ihre Nachricht die falschen Personen erreicht, ist Ihr Bedarf für einen schnellen Versand größer, laden Sie das kostenlose TuneReplyAll-Add-On von IvaSoft für Outlook 2010 herunter und installieren Sie es.

Nachdem Sie das Programm auf Ihrem PC installiert haben, müssen Sie es manuell über die Add-In-Optionen von Outlook 2010 aktivieren. Klicken Sie auf Datei> Optionen> Add-Ins und wählen Sie in der Liste der Add-Ins TuneReplyAll aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche Add-In-Optionen. Die Optionen des Programms werden auf der Registerkarte TuneReplyAll angezeigt.

Wenn das Add-In aktiviert ist, wird eine Warnung angezeigt, wenn Sie Allen antworten wählen. Sie werden gefragt, ob die Empfänger der Nachricht wirklich Ihre Antwort erhalten sollen. Die Schaltfläche Nein ist standardmäßig ausgewählt. Wenn Sie die Eingabetaste drücken, wird die Aktion "Alles antworten" abgebrochen. Sie müssen auf die Schaltfläche Ja klicken, um die Antwort an alle zu bestätigen (oder drücken Sie die Tabulatortaste und dann die Eingabetaste).

Mit TuneReplyAll können Sie auch Ihre eigene Adresse ausschließen, wenn Sie auf alle antworten. Sie können das Programm so einstellen, dass Ihre Adresse im Feld An :, Cc: oder Bcc: aller ausgehenden Nachrichten automatisch hinzugefügt wird. Ich habe das Programm auf einem Standalone-PC (nicht Teil einer Exchange-Domäne) getestet und funktionierte wie angekündigt.

Die andere Seite der Reply-All-Gleichung ist die Möglichkeit, standardmäßig auf alle Nachrichtenempfänger zu antworten. In Google Mail Labs wurde die Option "Standardantwort an alle" angeboten, die scheinbar entfernt wurde - zumindest war das Tool in meinem Google Mail-Konto nicht verfügbar.

Die Unternehmen scheinen sich in die entgegengesetzte Richtung zu bewegen, nämlich die Antworten aller zu behindern, wie Mike Rosenwald letzten Monat auf Businessweek.com berichtete.

Laut Mitarbeitern von Organisationen, die in ihrem E-Mail-System alle Antworten deaktiviert haben, wird die Funktion definitiv nicht vermisst.