Sei ehrlich zu dir selbst. Wie oft machst du immer nur eine Sache?

Überprüfen Sie während eines Meetings E-Mails auf Ihrem Telefon? Findest du plötzlich Facebook und Twitter, anstatt die Arbeit aufzuholen?

Selbst wenn ich mich bemühe, dieses Stück zu schreiben, indem ich meine Aufgabe voll auf mich ziehe, bittet mich mein Gehirn, Facebook zu überprüfen, meinen Posteingang aufzufrischen, meine Twitter @mentions zu überprüfen und auf die Textnachricht zu antworten, die ich eigentlich nicht möchte sowieso antworten

Wie dein Gehirn gegen dich arbeitet

Obwohl einige zuversichtlich sind, dass sie vollkommen gute Multitasker sind, ist es wahrscheinlicher, dass Sie eine Aufgabe erledigen, wenn Sie sich dazu verpflichten, jeweils eine Sache zu tun.

Der Fokus ist jedoch nicht das einzige Problem. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Aufgaben gründlich und rechtzeitig zu erledigen, kann dies oft auf etwas zurückgeführt werden, auf das sich fast jeder Mensch beziehen kann: Zaudern.

Laut einer kürzlich veröffentlichten 10-Jahres-Studie eines Professors an der Haskayne School of Business sind Ablenkbarkeit, Aufgabensensibilität und Impulsivität allesamt wichtige Prädiktoren für die Verschleppung.

Sound vertraut? Der Täter ist ein enger Freund von Ihnen - er heißt Internet.

Diejenigen, die einen Großteil ihrer Arbeit an einem Schreibtisch und am Computer erledigen, werden ständig mit dem Drang konfrontiert, arbeitsbedingten Aufgaben zu entgehen und sich in eine bunte Welt aus YouTube-Videos, Echtzeitnachrichten, Social Clubs und anderen Aktivitäten zu begeben sorgen für sofortige Freude über vergleichsweise negative Aufgaben, die zum Abschluss bereit sind.

Das Problem ist, Sie sind sich vollkommen bewusst, dass es am meisten von Vorteil wäre, wenn Sie das Element sofort von Ihrer To-Do-Liste abrufen, aber Sie beginnen trotzdem nicht.

Sekunden, Minuten, Stunden vergehen, bis die Uhr zwei schlägt und Sie eine Aufgabe noch nicht vollständig erledigen müssen. Und es ist nicht nur Arbeit - Hausarbeiten, Besorgungen und Nebenprojekte sind auch von diesen unappetitlichen Gewohnheiten betroffen.

Laura Shin von Lifehacker ging kürzlich auf dieses Thema ein und predigte die Logik, die keiner von uns hören möchte:

"... wenn wir uns Menschen ansehen, die mehr tun können als wir, liegt das oft daran, dass sie ihre Zeit besser verwalten. Eine der größten Herausforderungen, wenn es darum geht, rechtzeitig zu kapitalisieren: Wir wissen es nicht wirklich wie wir es ausgeben. "

Der dreistufige Ansatz, produktiver zu sein

Es reicht nicht aus, sich einfach für eine bessere Zeit zu entscheiden. Wie sich herausgestellt hat, ist ein guter Haufen von uns dazu verdrängt, Aufgaben zu verschieben - einschließlich der Aufgabe, die Zeit effektiver zu gestalten.

Die beste Methode, um Zeit effektiver zu nutzen, kann in einen dreiteiligen Ansatz unterteilt werden, der einige der mit ungesundem Multitasking und Verschleppung verbundenen Probleme bekämpft: Aufgabenverwaltung, Fokus und achtsame Verwendung von Zeit.

Schritt 1: Verwenden Sie Aufgabenlisten auf die richtige Weise

Es gibt unzählige Ratschläge, wie "ToDo-Listen" erstellt und verwaltet werden können. Diese Systeme - die so einfach wie eine Haftnotiz oder so komplex wie die "GTD" -Methode sein können, sind niemals ein Wundermittel, aber viele basieren oft auf denselben Prinzipien:

Schreib es auf. Sei präzise. Erfolg anerkennen (und manchmal auch belohnen).

Das einzige Problem ist, dass wir uns oft so sehr mit der Erstellung unserer To-Do-Listen beschäftigen, dass selbst diese Aktivität zu einer Möglichkeit der Verschleppung wird.

Wunderlist (Mac, iOS und Android) ist eine saubere, gut durchdachte Aufgabenlisten-App, mit der Sie all das oben genannte ohne Papierfehler erreichen können.

Wenn eine Aufgabe eingegeben wird, werden Sie auch aufgefordert, Unteraufgaben hinzuzufügen. Verwenden Sie diese Unteraufgaben als Aktionselemente. Wenn Ihr Hauptgegenstand beispielsweise "das Haus makellos machen" ist, könnten Ihre Unterelemente "Mop-Fußböden", "Bettlaken wechseln" und "Geschirr weglegen" enthalten.

Wenn Sie die konkrete Aktion beschreiben, die Sie ausführen müssen, um eine Aufgabe zu erledigen, ist dies viel wahrscheinlicher.

Wenn Sie diese Unteraufgaben abschließen, markieren Sie sie in Wunderlist, bis Sie die Master-Aufgabe endgültig streichen können. Wenn alles gesagt und getan ist, archiviert die App Ihre erledigten Aufgaben, so dass Sie Ihre Erfolge auf einen Blick erkennen können.

Schritt 2: Zeit für jede Aufgabe

Wie lange brauchen Sie wirklich, um Ihren Posteingang morgens zu säubern oder diesen Vorschlag zu schreiben? Wenn Sie einer von vielen sind, die zulassen, dass Aufgabenlisten mit Ablenkungen konkurrieren, können Sie Stunden mit Produktivität vergeuden.

Um diese Gewohnheiten zu bekämpfen, müssen Sie nachverfolgen, wie viel Zeit Sie für jede einzelne Aufgabe aufwenden. Dadurch wird gerade genug Druck erzeugt, um Sie zu zwingen, sich auf die Aufgabe zu konzentrieren, und Sie können beurteilen, wie effizient Sie Ihre Zeit nutzen. Hier sind ein paar einfache und zugängliche Möglichkeiten, die aufgewendete Zeit zu verfolgen:

• Behalten Sie eine einfache Tabelle . Erstellen Sie zur Verwendung dieser Methode eine einfache zweispaltige Tabelle in etwas wie Google Docs, Evernote oder sogar Excel. Protokollieren Sie dann mithilfe der integrierten Stoppuhr Ihres Telefons die Zeit, die Sie für die Ausführung der einzelnen Aufgaben benötigen. Alternativ können Sie eine dreispaltige Tabelle erstellen und die Start- und Endzeiten protokollieren.
• Verwenden Sie eine App wie Toggl. Diese kostenlose App für iOS, Android und Ihren Desktop optimiert die Nachverfolgung der Zeit. Die Benutzeroberfläche ist minimal und bietet Ihnen die Werkzeuge, um die Aktivität zu beschreiben und einen Timer zu initiieren. Wenn Sie die Aufgabe abgeschlossen haben, stoppen Sie sie, und sie wird dem Protokoll hinzugefügt.
• Das All-in-One-Gerät: RescueTime. Diese robuste Desktop- und Mobile-App macht viele manuelle Arbeiten überflüssig, indem Sie automatisch nachverfolgen und protokollieren, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Der kostenpflichtige und kostenlose Service bietet sogar die Möglichkeit, ablenkende Websites zu blockieren, während Sie ein wichtiges Projekt bearbeiten.

Schritt 3: Trick dein Gehirn zum Fokussieren

Immer wieder hat die Wissenschaft gezeigt, dass diese Umgebungsgeräusche im Laufe der Zeit chronische Stressfaktoren sind, auch wenn Sie nicht auf die Geräusche Ihres Arbeitsplatzes eingestellt sind. Rattern, Kauen und Tippen können sich negativ auf Ihre Fähigkeit auswirken, produktiv zu sein und sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren.

Hier kommt eine App wie White Noise (Android, iOS) ins Spiel. Wenn Sie Ihre Ohren mit Umgebungsgeräuschen füllen (z. B. rosa Rauschen, weißes Rauschen oder sogar Geräusche wie Wasserlaufen), werden andere Geräusche ausgewaschen, sodass Sie sich auf Ihre Musik konzentrieren können Aufgabe.

Interessanterweise experimentierte das Software-Unternehmen Autodesk mit der Emission von rosa Rauschen über die Lautsprecher in seinen Büros. Obwohl es unklar ist, ob die Produktivität steigt, war das Klappern im Büro viel deutlicher, als das rosa Rauschen vorübergehend deaktiviert wurde.

Probieren Sie also Folgendes aus: Stellen Sie sich jedes Mal, wenn Sie eine Aufgabe beginnen, mit einer App wie White Noise oder einer Website wie SimplyNoise.com auf Umgebungsgeräusche ein. Wenn Sie mit der Aufgabe fertig sind, schalten Sie den Ton stumm.

Sie profitieren nicht nur von den Vorteilen, wenn Sie Bürogeräusche ausschalten, sondern das rosa Rauschen wird Ihr Gehirn ansprechen und wissen lassen, dass es Zeit ist, produktiv zu sein.

Jetzt bist du dran

Dies ist keineswegs eine Formel oder ein magisches System, das alle Ihre Zeitverwaltungsprobleme zu lösen verspricht. Eine Kombination oder Anpassung der obigen Vorschläge sollte Ihre Produktivität jedoch erheblich verbessern. Experimentieren Sie mit verschiedenen Methoden und scheuen Sie sich nicht, etwas Neues auszuprobieren - vergeuden Sie nicht zu viel Zeit.

Haben Sie Best Practices zur Maximierung Ihrer Produktivität? Teilen Sie Ihre Methoden in den Kommentaren mit.