Microsoft hat gestern die Vorschau seines neuen browserbasierten E-Mail-Diensts Outlook.com veröffentlicht. Der kostenlose Service soll den zunehmend veralteten Hotmail-Server ersetzen und bietet eine minimalistische Benutzeroberfläche, Social Media- und Skydrive-Integration sowie zahlreiche Funktionen. Wie ich in meinem ersten Take gesagt habe, ist dies eine großartige Alternative zu Gmail und es lohnt sich definitiv, für bestehende Hotmail- oder Live.com-Benutzer zu wechseln. Tatsächlich haben sich bereits mehr als eine Million Benutzer angemeldet.

Ein E-Mail-Dienst sollte viele Möglichkeiten bieten, um Ihre Nachrichten zu organisieren. Glücklicherweise deckt Outlook.com alle Grundlagen und mehr ab. Im Folgenden werden fünf Möglichkeiten beschrieben, wie Sie Ihre Nachrichten verwalten und Ihren Posteingang ordentlich und aufgeräumt halten können.

1. Sofortaktionen

Wenn Sie mit der Maus über eine E-Mail fahren, erscheinen drei graue Symbole zwischen dem Namen des Absenders und dem Betrefffeld. Mit diesen Steuerelementen für die "Sofortaktion" können Sie eine Nachricht löschen, als ungelesen markieren oder zur Überprüfung markieren (die letztere Aktion verschiebt sie oben in Ihren Posteingang). Sie können die gleichen Aktionen mit der Befehlsleiste oben auf dem Bildschirm ausführen, die Instant Action-Symbole sparen jedoch ein paar Klicks. Durch das Ausblenden der Symbole, bis Sie sie benötigen, hält Microsoft die Benutzeroberfläche sauber und frei von Unordnung. Wenn Sie möchten, können Sie über das Menü Einstellungen weitere Symbole hinzufügen, z. B. das Verschieben der Nachricht in einen Ordner und das Markieren als Junk. Beachten Sie jedoch, dass Sie nur drei Symbole gleichzeitig sehen können.

Wenn Sie den Mauszeiger über den Namen des Absenders bewegen, wird ein Popup-Menü mit Befehlen zum Senden einer E-Mail an den Kontakt, zum Planen einer Bereinigung (siehe letzter Schritt), zum Auffinden aller E-Mails des Absenders, zum Verschieben dieser Nachrichten oder zum vollständigen Löschen dieser Nachrichten angezeigt . Obwohl das Menü offiziell keine "Sofortaktion" -Funktion ist, ist es eine andere Möglichkeit, eine Nachricht zu organisieren, ohne die Befehlsleiste zu verwenden.

2. Ordner und Kategorien für die Schnellansicht

Die Ordnerfunktion von Outlook.com ähnelt der von anderen gängigen E-Mail-Diensten. Wenn Sie eine Datei in einen Ordner verschieben, wird sie aus dem Posteingang entfernt, als würden Sie eine Papierdatei von Ihrem Schreibtisch nehmen und in einer Schublade ablegen. Sie können einem Ordner E-Mails durch Ziehen und Ablegen hinzufügen oder indem Sie die E-Mail auswählen und das Pulldown-Menü Nach unten verschieben in der Befehlsleiste verwenden. Standardordner sind Junk, Gesendet und Entwürfe. Sie können jedoch beliebig viele Ordner erstellen.

Kategorien funktionieren anders. Anstatt als separate Ordner zu fungieren, sind Kategorien eine Möglichkeit, Nachrichten nach ihrem Inhalt zu klassifizieren. Selbst wenn Sie eine Nachricht einer Kategorie zuweisen, bleibt sie in Ihrem Posteingang. Durch Klicken auf eine Kategorie werden jedoch nur die Nachrichten angezeigt, die dieser zugeordnet sind.

Microsoft hat Standardkategorien für Nachrichten mit Anlagen und solche mit einer Sendungsverfolgungsnummer hinzugefügt. Wenn diese Nachrichten ankommen, erkennt Outlook.com sie und markiert sie automatisch mit der entsprechenden Kategorie. Wie bei Ordnern können Sie eigene Kategorien erstellen. Sie können Kategorien jedoch nur zuweisen, indem Sie die Nachricht auswählen und das Pulldown-Menü in der Befehlsleiste verwenden. Drag & Drop ist keine Option.

3. Regeln und Filter

Wie bei Google Mail können Sie Regeln erstellen, die auf dem Namen oder der Adresse des Absenders, dem Feld "An" oder "CC", dem Feld "Betreff" oder auf der Anlage der Nachricht basieren. Anschließend können Sie Outlook.com anweisen, sie automatisch in einen Ordner zu verschieben, sie in Ihrem Posteingang zu kennzeichnen, an eine neue E-Mail-Adresse weiterzuleiten, eine Kategorie hinzuzufügen oder zu entfernen oder sie vollständig zu löschen. Um auf das Menü Regeln zuzugreifen, klicken Sie in der Befehlsleiste auf das Menü Sweep und wählen Sie Regeln verwalten.

Sie können Ihre eingehenden Nachrichten nach Absender unter der Option Sichere und gesperrte Absender im Menü Einstellungen verwalten. Zu den Optionen kann festgelegt werden, welche Absender "sicher" sind (dh, die Nachrichten werden nicht als Junk gekennzeichnet), welche Mailinglisten sicher sind und welche Absender vollständig blockiert werden sollen. E-Mails eines Absenders in Ihrer Sperrliste werden gelöscht.

4. Junk-E-Mails

Verwenden Sie ein E-Mail-Konto lange genug, und Spam tritt ein. In Kürze kann es zu einer Flut werden. Wie erwartet, bietet Outlook.com einige Tools für die Junk-Mail-Verwaltung an, von denen das erste über die Befehlsleiste aufgerufen werden kann. Wenn Sie auf die Junk-Option klicken, werden Optionen angezeigt, um die Nachricht als Junk zu markieren, einen Phishing-Betrug zu melden oder Microsoft zu warnen, wenn Sie den Verdacht haben, dass das Konto eines Freundes gehackt wurde. Wenn Sie versehentlich eine Nachricht als Junk markieren, können Sie die Aktion in Ihrem Junk-Ordner rückgängig machen. Dies ist eine notwendige Funktion, da zukünftige Nachrichten dieses Absenders gelöscht werden.

Im Menü Einstellungen finden Sie weitere Tools für die Junk-E-Mail-Verwaltung. Klicken Sie einfach auf die Filter- und Berichterstellungsoption, um Junk-E-Mail-Filter festzulegen, zu entscheiden, ob Sie Junk-E-Mails an Microsoft melden möchten, oder den Inhalt aller unbekannten Absender zu blockieren.

5. Kehren Sie und planen Sie die Bereinigung

Obwohl es keinen Besen gibt, können Sie Ihren Posteingang über das Pulldown-Menü in der Befehlsleiste durchsuchen. Hier können Sie alle Nachrichten von einem Absender verschieben oder als Gruppe löschen.

Unter demselben Menü bietet die Funktion Zeitplan-Bereinigung zusätzliche Optionen, z. B. das Speichern der letzten Nachrichten eines Absenders oder das Löschen von Ereignissen, die älter als 3, 10, 30 oder 60 Tage sind. Wenn Sie möchten, können Sie die älteren Nachrichten in einen bestimmten Ordner verschieben.