Mit der Funktion "Drucken in PDF" in OS X können Sie das Layout eines Dokuments schnell im PDF-Format beibehalten, sodass es auf den meisten Computern und Tablets angezeigt werden kann. Wenn Sie jemandem ein formatiertes Dokument mit vertraulichen Informationen senden möchten, können Sie den Schritt des Schutzes mit einem Kennwort hinzufügen.

Dazu können Sie ein Containerformat wie eine ZIP-Datei oder ein verschlüsseltes Festplattenabbild verwenden (mit dem Festplatten-Dienstprogramm in OS X). Dies kann jedoch sowohl für den Absender als auch für den Empfänger etwas umständlich sein.

Alternativ können Sie die PDF-Datei als verschlüsselte PDF-Datei mit einem Kennwort senden, das vom Empfänger eingegeben werden muss, bevor die PDF-Datei gelesen werden kann.

Es gibt keine spezielle Option, um ein Dokument in einem verschlüsselten PDF-Format in OS X zu drucken. Die Vorgehensweise ist jedoch recht einfach:

1. Verwenden Sie das PDF-Menü im Druckdialogfeld und wählen Sie "PDF in Vorschau öffnen".
2. Drücken Sie Befehlstaste-S, um die PDF-Datei zu speichern.
3. Aktivieren Sie im Dialogfeld "Speichern" das Kontrollkästchen "Verschlüsseln", geben Sie ein Kennwort für die PDF-Datei ein und speichern Sie es auf Ihrem Desktop (oder einem ähnlichen Speicherort).
4. Klicken Sie nun in der Vorschau auf die Symbolleistenschaltfläche Freigeben und wählen Sie die Option E-Mail.

Diese Aktion erstellt die verschlüsselte PDF-Datei und bietet eine relativ einfache Möglichkeit, sie an eine neue E-Mail-Nachricht anzuhängen. Wenn Sie diese Funktion jedoch regelmäßig verwenden, möchten Sie möglicherweise einen etwas strafferen Ansatz.

Glücklicherweise unterstützt OS X eine Option für benutzerdefinierte Druck-Plug-In-Workflows, mit der Sie eine PDF-Datei direkt aus dem PDF-Menü des Druckdialogfensters verschlüsseln können. Öffnen Sie dazu das Automator-Programm (im Ordner Applications) und führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Erstellen Sie einen neuen Workflow.
2. Wählen Sie "Print Plugin" als zu erstellenden Workflow-Typ aus.
3. Suchen Sie die Aktion "PDF-Dokumente verschlüsseln" und ziehen Sie sie in den Arbeitsablaufbereich.
4. Klicken Sie für diese Aktion auf die Schaltfläche Optionen, und aktivieren Sie die Option "Diese Aktion anzeigen, wenn der Workflow ausgeführt wird."
5. Suchen Sie die Aktion "Neue E-Mail-Nachricht", und ziehen Sie sie unter der Verschlüsselungsaktion in den Workflow (Sie können optional die Aktion "Anlagen zur Front-Nachricht hinzufügen" verwenden oder dies in einem separaten Workflow tun).

Speichern Sie den Workflow unter einem Namen wie "Mail Encrypted PDF", und Sie sollten bereit sein. Wenn Sie nun ein Dokument drucken, können Sie diesen Workflow aus dem PDF-Menü auswählen. Nachdem Sie das zu verwendende Kennwort eingegeben haben, generiert das System das gesicherte PDF-Dokument in einer neuen E-Mail-Nachricht.